Kunjungan Kerja Persiapkan Diri Jadi UPT Arsip, Arsiparis Unesa Belajar ke UM

Kunjungan Kerja
Persiapkan Diri Jadi UPT Arsip, Arsiparis Unesa Belajar ke UM
Rabu, 2 Juli 2014 | 720 pembaca

Arsiparis merupakan salah satu jabatan fungsional tertentu bagi PNS. Kenaikan jabatan arsiparis melalui pengumpulan angka kredit yang disusun dalam Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK). Untuk memperlancar penyusunan DUPAK, arsiparis Unesa mendalami materi DUPAK ke Unit Pelaksana Teknis Arsip Universitas Negeri Malang (UPT Arsip UM). Kegiatan ini berlangsung pada 23 Juni 2014 yang diikuti pimpinan lembaga kearsipan dan 6 orang arsiparis/pengelola arsip Unesa. Pendalaman penyusunan DUPAK diadakan di ruang pertemuan UPT Arsip UM. Peserta bimbingan diterima Kepala Biro Umum dan Keuangan; Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tatalaksana, dan Barang Milik Negara (UHTBMN); Kepala Subbagian Tata Usaha; Kepala Subbagian Tenaga Administrasi; dan para arsiparis UPT Arsip UM.

Arsiparis Unesa dengan cermat menggali banyak informasi selama bimbingan penyusunan DUPAK arsiparis ini. “Berbeda dengan UM yang memiliki dua belas arsiparis, saat ini Unesa masih memiliki delapan arsiparis yang meliputi tujuh orang arsiparis jenjang ahli dan seorang arsiparis jenjang terampil,” jelas Amin Fauzi, M.Pd., Kasubbag Tata Usaha BAUK yang sekaligus sebagai pimpinan Lembaga Kearsipan Unesa. “Selain itu dipilihnya UPT Arsip UM sebagai tempat belajar arsiparis Unesa karena UM pernah menjadi juara nasional pengelola arsip universitas pada tahun 2009 dan UM dirasa sangat memperhatikan jenjang karier arsiparisnya,” tambah Kasubbag Tata Usaha BAUK Unesa.

Secara teknis, kegiatan ini dipandu Drs. Winarto, Arsiparis Madya selaku narasumber dari UPT Arsip UM. Pada awal paparannya, Winarto berkata, “Alhamdulilah tahun ini Arsip UM akan segera berbentuk UPT. Hal ini didasarkan pada Keputusan Rektor UM Nomor 17 Tahun 2014 yang ditetapkan pada 2 Januari 2014 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Pusat Arsip Universitas Negeri Malang”. Menanggapi perkataan Winarto, Djoko Pramono, salah satu arsiparis Unesa pun berkata, “Keputusan Rektor UM ini sesuai dengan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 27 ayat 2, yaitu: perguruan tinggi negeri wajib membentuk kearsipan perguruan tinggi”.

Dalam kegiatan ini diperoleh beberapa informasi bahwa di UM untuk pengurusan DUPAK dibentuk tim teknis penilaian angka kredit. Tim tersebut terdiri atas unsur dari Bagian Kepegawaian, Bagian UHTBMN, Subbagian Tata Usaha, dan Arsiparis. Tim ini bertugas membantu pimpinan dalam penilaian teknis angka kredit arsiparis dan membantu arsiparis dalam pengurusan DUPAK. Dengan adanya tim ini, DUPAK arsiparis yang dikirim untuk dinilaikan ke Biro Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kemendikbud, kemungkinan besar akan berhasil baik untuk kenaikan jabatan atau pangkat arsiparis.

Dalam kesempatan lain juga diperoleh penjelasan bahwa arsip-arsip di UM tersimpan dan terawat sangat baik, mulai saat berbentuk Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG), FKIP Malang pada Universitas Airlangga, IKIP Malang, sampai dengan berbentuk UM. Selain kegiatan akuisisi/penataan arsip di semua fakultas/unit kerja selingkung UM telah dilaksanakan, kesadaran semua fakultas/unit kerja selingkung UM di bidang kearsipan sangat tinggi.

Sebagai contoh, arsip berkas penerimaan mahasiswa oleh Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama masih tersimpan dengan volume sepanjang 1.700-an meter. Berkas ini masih disimpan selama mahasiswa tersebut masih terdaftar. Hal ini didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di Kemendikbud dan UM. Demikian pula jika arsip sudah saatnya untuk dimusnahkan, arsip ini harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur atau pedoman penyusutan arsip. (Dp/Byu)