Jumat, 22 Mei 2015
| 618 pembaca
Surabaya—Kendati Unesa belum memiliki organisasi kearsipan seperti
yang telah diamanatkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, namun tidak
menghalangi arsiparis Unesa untuk menjadi narasumber pada pelatihan
kearsipan di Universitas Brawijaya (UB). Kegiatan ini merupakan kegiatan
sosialisasi dan loka karya penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang
dilaksanakan oleh UPT Unit Kearsipan Universitas Brawijaya (UK UB).
Arsiparis Unesa yang secara khusus diminta untuk menjadi narasumber kegiatan tersebut adalah Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. Kegiatan yang digelar pada 19 Mei 2015 tersebut, bertempat di Ruang Sidang lantai 8 Gedung Rektorat UB dan diikuti 67 orang arsiparis/petugas arsip selingkung UB. Dalam sambutan sekaligus pembukaan kegiatan tersebut, Kepala UPT UK UB, Dr. Hamidah Nayati Utami, S.Sos., M.Si. menjelaskan, "UPT UK UB dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor UB Nomor 136 Tahun 2015. Visi yang sudah dirumuskan adalah 'Menjadi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang Menjadi Rujukan Nasional'. Struktur organisasi UK UB terdiri dari unsur kepala, kepala bidang (kabid) pembinaan kearsipan, kabid pengembangan sistem informasi kearsipan, kabid pengelolaan arsip, kasubbagian, dan beberapa staf karyawan." Hamidah menjelaskan, program kerja tahun 2015 UPT UK UB adalah penataan pengelolaan arsip dinamis di seluruh UB, penerapan sistem informasi arsip surat di seluruh UB, dan pengembangan sistem informasi arsip statis di seluruh UB. Untuk mendukung hal tersebut perlu penyusunan standar-standar atau pedoman-pedoman, di antaranya pedoman klasifikasi dan pedoman JRA. Sementara itu, Djoko Pramono diawal paparannya menyampaikan, "Perkenankan saya menyampaikan selamat, karena UB telah memiliki UPT Kearsipan. Belum semua PTN memiliki wadah organisasi kearsipan berbentuk UPT, termasuk Unesa belum memiliki organisasi kearsipan sebagaimana yang diwajibkan oleh Undang-undang. Berikutnya, selamat memperingati Hari Kearsipan Nasional yang ke-44 pada 18 Mei yang lalu." Djoko juga menambahkan, "Berdasarkan peraturan Universitas/PTN wajib memiliki JRA sebagai pedoman dalam kegiatan penyusutan arsip. Jika tidak memiliki JRA, setiap kali mengadakan pemusnahan arsip harus mengikuti prosedur sesuai peraturan dan mendapat persetujuan Kepala ANRI." Kegiatan yang berlangsung sekitar dua jam tersebut begitu semarak dengan banyak pertanyaan dari peserta demikian pula pertanyaan dari unsur pimpinan UPT. Setelah kegiatan selesai, narasumber juga diajak berdiskusi banyak hal tentang perintisan kearsipan universitas dan mengunjungi tempat penyimpanan arsip UB. (Dp/SR/Humas) |
Perlu Jadwal Retensi Agar Arsip Tidak Menumpuk
Dikirim oleh humas3
pada 19 Mei 2015
| Komentar : 0
| Dilihat : 734
Djoko Pramono, S.Pd., M.Si.
Untuk meningkatkan kualitas tenaga kearsipan di Universitas Brawijaya (UB), Unit Kearsipan menyelenggarakan Pelatihan Kearsipan, Selasa (19/5/2014). Kegiatan yang digelar di Ruang Sidang lantai delapan Gedung Rektorat ini diikuti 67 tenaga kearsipan di lingkungan UB.
Kepala Unit Kearsipan Dr. Hamidah Nayati Utami, S.Sos., M.Si dalam sambutannya menyampaikan, tenaga kearsipan UB yang sudah terbentuk saat ini, 20 persen merupakan arsiparis, 30 persen sudah menangani kearsipan, dan 50 persen masih baru.
"Pelatihan ini digelar agar tenaga kearsipan bisa lebih mampu mengelola arsip dengan baik. Apalagi, saat ini permasalahan yang dihadapi fakultas maupun Kantor Pusat adalah arsip yang menumpuk jumlahnya dan belum pernah dilakukan penyusutan. Untuk itu pelatihan kali ini akan membahas tentang Jadwal Retensi Arsip," ungkapnya.
Hadir sebagai narasumber, Arsiparis Pertama Universitas Negeri Surabaya Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. Ia mengatakan, sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
"Jika tidak memiliki JRA, institusi akan mengalami kesulitan dalam penyusutan arsip mulai dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Selain itu, setiap kali mengadakan pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)," ujar Djoko.
Dengan adanya JRA, keuntungan yang didapat antara lain meningkatkan efektivitas kearsipan, menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban, serta mewujudkan konsistensi dalam penyusutan.
"Selain itu juga untuk memenuhi persyaratan hukum sesuai PP No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 tahun 2009 dan permendikbud No. 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kemendikbud, juga UU No. 8 Tahun 1987 tentang Dokumen Perusahaan," jelas Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional Kemdikbud tahun 2013 dan 2014 ini.
Dipaparkan Djoko, prosedur penyusunan JRA yang pertama adalah pembentukan tim penyusunan JRA. Yang perlu dilibatkan yaitu pencipta atau pengguna arsip, arsiparis, dan akuntan. Setelah itu penyusunan rancangan JRA terdiri dari pendataan dan rekapitulasi data.
Selanjutnya dilakukan pembahasan rancangan JRA tentang apakah ada peraturan yang mengatur penentuan masa simpan dan nasib akhir arsip. Jika tidak ada, apakah arsip tersebut bernilai guna atau tidak. Terakhir dalam prosedur penyusunan JRA adalah pengesahan JRA sesuai protap ANRI No. 06 Tahun 2010 tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan JRA Lembaga Negara, BUMN, dan Perguruan Tinggi Negeri. [Irene/Humas UB]
Tidak ada komentar:
Posting Komentar