Artikel 1

IMPLEMENTASI PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 
NOMOR 60 TAHUN 2012 TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI SERTA INFORMASI PUBLIK DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

(Studi di Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Universitas Negeri Surabaya)

N a m a              : Djoko Pramono

NPM                  : 132762058
Konsentrasi       : Kebijakan Publik

Program Studi   : Magister Administrasi Publik
Program Pascasarjana Universitas Wijaya Putra Surabaya

ABSTRAK

Keunikan arsip tidak hanya terletak dari bentuk materinya saja apabila dibandingkan dengan perpustakaan, tetapi juga pada tujuan dari pendokumentasian dari materi yang diciptakan. Materi kearsipan dapat terdiri atas berbagai bentuk yang memerlukan kondisi khusus dalam penggunaannya. Ciri khas materi kearsipan, misalnya naskah korespondensi, catatan harian, berkas kasus, dan memorandum. Mungkin juga terdiri atas dokumen yang diterbitkan dalam rangka kegiatan organisasi, misalnya laporan, direktori, poster atau iklan. Selain arsip tekstual atau kertas juga ada arsip non kertas yang terdiri atas foto, film, rekaman suara atau arsip elektronik. Arsip dimanfaatkan secara optimal apabila didukung oleh suatu layanan informasi kearsipan yang memadai. Dalam rangka ini suatu lembaga kearsipan dituntut untuk dapat menyediakan informasi, penyediaan bahan kearsipan dalam waktu yang relative cepat serta tersedianya fasilitas bagi pengguna arsip. Adapun tujuan kebijakan layanan akses arsip adalah terciptanya ketertiban, kemudahan, kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan, agar bisa menjadi alat kontrol kualitas dan terwujudnya kepuasan pelanggan.

Dalam penelitian ini penulis berusaha untuk memperoleh dengan berusaha menggali fakta-fakta yang ada, menganalisanya, menggambarkan kondisi kasus serta faktor-faktor yang mempengaruhinya secara obyektif, tempat penelitian tersebut adalah Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK)Universitas Negeri Surabaya.

Prosedur Operasional Standar (POS) atau Standar Prosedur Operational (SPO), berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa narasumber, bahwa POS dibuat untuk lingkungan kerja tertentu tergantung pada kondisi dan prosedur kerja yang sedang berlangsung. Pemahaman terhadap permen yang tertuang dalam POS, dapat disimpulkan bahwa pemahaman tentang permen yang terdapat dalam POS yang dimiliki pegawai masih perlu ditingkatkan. Kejelasan pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik di BAUK Unesa. Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Kejelasan tatakerja/prosedur operasional standar, Dari hasil keseluruhan wawancara dapat disimpulkan bahwa kejelasan tatakerja atau POS pengelolaan arsip di BAUK Unesa telah berjalan dengan baik dan mengacu pada peraturan yang berlaku. Pengawasan atau pengendalian sudah dilakukan dengan baik oleh Kepala Administrasi kampus dan pihak terkait serta Kepala Biro Administrassi Umum dan Keuangan secara kontinyu dan sesuai dengan ketentuan-ketentuan pengawasan yang tertuang dalam POS pengelolaan Arsip di BAUK Universitas Negeri Surabaya.

Kata Kunci   :    Implementasi, Pengelolaann Arsip, Administrasi dan BAUK

ABSTRAC

The uniqueness lies not only archive of material forms only when compared with the library, but also on the purpose of documentation of material created. Archival material can consist of a variety of forms that require special conditions in its use. Characteristic of archival material, for example a script correspondence, diaries, case files, and memoranda. May also consist of documents issued for the purposes of the organization, such as reports, directories, posters or advertisements. In addition to textual or paper archives there are also non-paper archive which consists of photographs, films, sound recordings or electronic archive. Archive optimally utilized if supported by an adequate archival information services. In this context an archival institutions are required to provide information, the provision of archival material in a relatively quick time and the availability of facilities for the user archive. The purpose of the policy is the creation of the archive access service order, ease, smoothness in the implementation of services, so that could be a means of quality control and realization of customer satisfaction.

In this study the authors attempted to gain by trying to dig up the facts that exist, analyze, describe the condition of the case and the factors that influence objectively, where such research is the Bureau of Public Administration and Finance (BAUK) State University of Surabaya. 

Standard Operating Procedures (SOPs), based on interviews with multiple sources, that the SOP is made for a particular work environment depending on conditions and procedures for ongoing work. Understanding of candy contained in the standard operating procedure, it can be concluded that the understanding of the sweets contained in SOP owned employee still needs to be improved. Clarity implementation of records management and documentation as well as public information, it can be concluded that the implementation of records management and documentation as well as public information on BAUK Unesa. If the archives are owned by a poor office management, can be more difficult to find information that has been stored and can ultimately hinder the next stage of the work process. Clarity work procedure / standard operating procedures, the overall result of the interview can be concluded that the clarity of work procedure or Standard Operating Procedure in BAUK Unesa archive management has gone well and refers to applicable regulations. Supervision or control has been done by the Head Administrassi campus and related parties sera Bureau Chief of General and Financial Administrassi continuously and in accordance with the provisions contained in the SOP control management BAUK Archive at the State University of Surabaya.

Keywords : Implementation, Pengelolaann Archives, Administration and BAUK