Pelatihan Kearsipan Universitas Lambung Mangkurat (Unlam) di Universitas Negeri Surabaya (Unesa)

Pelatihan Kearsipan Universitas Lambung Mangkurat (Unlam) di Universitas Negeri Surabaya (Unesa) 18 s.d. 23 April 2016

Sumber:

Workshop Penyusutan Arsip Unesa

Untuk meningkatkan fungsi kearsipan di setiap unit kerja, Satuan Kerja Kearsipan Unesa mengadakan kegiatan Workshop Penyusutan Arsip. Kegiatan yang dilaksanakan pada Selasa, 8 Maret 2016, pukul 09.00 sampai dengan 15.45 di Ruang Pertemuan Kearsipan Unesa, belakang Gedung Serba Guna (Gema) Kampus Ketintang ini diikuti oleh para tenaga fungsional arsiparis dan tenaga fungsional umum pengelola arsip/naskah dinas yang mewakili fakultas/unit kerja selingkung Unesa. Kegiatan yang diikuti oleh 23 orang ini menurut rencana akan dibuka oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Namun karena ada kegiatan lain yang bersamaan pelaksanaannya, workshop ini dibuka oleh Suwono, S.H. dan Rr. Dwi Astuti, S.H., M.M., masing-masing adalah Kepala Subbagian Hukum dan Tatalaksana dan Kepala Subbagian Tata Usaha BAUK.

Narasumber/pemateri workshop ini adalah para arsiparis ahli muda Unesa, yaitu: Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. (teori penyusutan arsip) dan Sunhaji, S.T. (praktik penyusutan arsip), serta Bambang Indragiri, S.P., M.M., sebagai moderator. Dalam paparannya, Djoko menjelaskan: “Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: (1)pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, (2)pemusnahan arsip tak bernilai guna, dan (3) penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Kearsipan Unesa). Sedangkan penyusutan arsip bertujuan untuk: (1)penghematan dan efisiensi, (2)pendayagunaan arsip, (3)pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi, (4)penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi, dan (5)memenuhi persyaratan hukum.” Djoko menambahkan: “Berdasar tujuan tersebut, alangkah baiknya jika setiap unit kerja segera melaksanakan kegiatan penyusutan arsip.” Sementara itu pada sesi praktik, Sunhaji menyampaikan: “Jika unit kerja belum menerapkan sistem pemberkasan arsip, maka dalam penyusutan perlu dilakukan pemilahan arsip sesuai klasifikasinya. Setelah itu berdasar JRA dilakukan pengelompokan arsip ke dalam daftar arsip usul musnah, daftar arsip usul simpan, dan daftar arsip usul serah, lengkap dengan berita acaranya”.

Dalam kegiatan ini Kearsipan Unesa juga membagikan buku-buku pedoman/prosedur kearsipan kepada setiap fakultas/unit kerja. Buku-buku tersebut adalah, Pedoman Penyusutan Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Pola Klasifikasi Arsip, dan Pedoman Tata Naskah Dinas (tahun 2015).

Sumber: https://www.unesa.ac.id/berita/201603150001/workshop-penyusutan-arsip.html

Unesa Ikuti Bimtek Pengawas Kearsipan ANRI

Penyelenggaraan kearsipan menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 bertujuan untuk menjamin terciptanya dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional, serta meningkatkan pelayanan publik. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah (termasuk perguruan tinggi) dapat menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan.

Bimbingan teknis (bimtek) pengawas kearsipan adalah salah satu upaya kegiatan pengawasan kearsipan. Bimtek Pengawas Kearsipan Angkatan II yang digelar oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 29 Februari 2016 mengundang 36 perguruan tinggi negeri (PTN) dan beberapa lembaga kementerian dan non kementerian. Setiap lembaga diharapkan mengutus tiga orang yang masing-masing berasal dari unsur pejabat fungsional arsiparis, unsur pejabat/pimpinan lembaga/unit kearsipan, dan unsur inspektorat/pengawas/Satuan Pengawas Internal (SPI) PTN. Unesa mengutus Suwono, S.H. dan Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. untuk mengikuti bimtek tersebut. Bimtek yang dilaksanakan di Ruang Serbaguna Noerhadi Magetsari ANRI Jln. Ampera Raya No. 7, Cilandak Timur, Jakarta Selatan ini dibuka oleh Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI, Rudi Anton, S.H., M.H.

“Ada dua jenis pengawasan kearsipan, yaitu pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan eksternal menjadi kewenangan ANRI dan pengawasan kearsipan internal menjadi kewenangan lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT). Berdasar Peraturan Kepala ANRI No. 38 Tahun 2015, tim pengawas kearsipan internal PTN meliputi wakil rektor yang membidangi administrasi sebagai pengarah, kepala kearsipan universitas/PTN sebagai penanggung jawab, kepala unit kearsipan/ kabag./ kabid./ kasubbag./ kasi. yang menyelenggarakan urusan kearsipan/ pejabat pungsional arsiparis, serendah-rendahnya arsiparis ahli muda sebagai ketua, seorang pejabat fungsional arsiparis dan seorang pejabat fungsional auditor/pejabat di bidang pengawasan (SPI) masing-masing sebagai anggota. Dengan bimtek ini, saya berharap dan terus berharap semoga kearsipan Unesa semakin baik seiiring dengan kejayaan Unesa.” Jelas Djoko Pramono.
Sumber: https://www.unesa.ac.id/berita/201603030004/unesa-ikuti-bimtek-pengawas-kearsipan-anri.html

Temu Arsiparis dan Organisasi Profesi Kearsipan se-Jatim Tahun 2015

Temu Arsiparis dan Organisasi Profesi Kearsipan se-Jatim Tahun 2015 dilaksanakan pada Kamis, 5 November 2015 pukul 08.30 s.d. 15.30 WIB di Ruang Graha Pustaka lantai II Badan Perpustakaan dan Kearsipan, Jalan Menur Pumpungan Nomor 32, Surabaya. Mewakili Universitas Negeri Surabaya dalam kegiatan tersebut adalah Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., Bambang Indragiri, S.P., M.M., dan Yuli Retnowati, S.Sos.; ketiganya adalah pejabat fungsional tertentu dengan Jabatan Arsiparis Ahli Muda.

FMIPA Unesa Selenggarakan Workshop e-Office dan Kearsipan

Workshop e-Office dan Kearsipan dilaksanakan pada 26 Agustus 2015 di auditorium Prof. Drs. Slamet Dajono (FMIPA Unesa) diikuti tidak kurang dari 95 peserta dengan narasumber Amin Fauzi, S.Pd., M.Pd. dan Djoko Pramono, S.Pd., M.Si.

Workshop
Dengan e-Office Layanan Lebih Prima

Senin, 31 Agustus 2015 | 89 pembaca

Surabaya—Untuk peningkatan layanan administrasi, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) mengadakan Workshop e-Office dan Kearsipan yang dilaksanakan pada Rabu (26/8/2015) pukul 8.00—16.00 di Auditorium Prof. Drs. Slamet Dajono Gedung D1 kampus Ketintang. Kegiatan yang dibuka oleh Dekan FMIPA, Prof. Dr. Suyono, M.Pd. itu diikuti para pimpinan fakultas, pimpinan jurusan/program studi, staf Gugus Penjamin Mutu, Unit Penjamin Mutu jurusan/program studi, dan segenap tenaga kependidikan selingkung FMIPA.

Adapun yang menjadi narasumber sesi pertama kegiatan itu adalah Amin Fauzi, S.Pd. M.Pd., Kepala Subbagian Tata Usaha Unesa dengan paparan dan praktik tentang implementasi e-Office, sedangkan narasumber sesi kedua adalah Djoko Pramono, S.Pd. M.Si., Arsiparis Ahli dari Kearsipan Unesa dengan paparan dan praktik pengelolaan/pemberkasan arsip.

"Pengelolaan surat atau naskah dinas dengan implementasi e-Office akan dapat memberikan layanan administrasi yang prima. Selain pemerolehan kecepatan akses pengiriman/penerimaan naskah dinas, implementasi e-Office akan sangat mendukung kegiatan kearsipan," jelas Amin.

Sementara itu, Djoko Pramono menegaskan, masalah umum dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa adalah pengarsipan dilakukan masih dengan sarana folder/ordner surat masuk dan ordner surat keluar, padahal pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima. Jika demikian, pasti dokumen-dokumen sebagai rekaman kegiatan masih terpisah satu dengan yang lain. "Semestinya pengarsipan dilakukan secara memberkas, dikelompokkan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Pengarsipan dengan pemberkasan ini akan memudahkan penemuan kembali arsip dan akan memudahkan penyusutan arsip," tuturnya.

Senada dengan itu, Kepala Bagian Tata Usaha FMIPA Dra. Sri Rokhayati, M.M., berkomentar, Kegiatan itu merupakan implementasi Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang intinya PTN wajib melaksanakan kearsipan. Berkaitan dengan itu pimpinan sudah mengupayakan adanya ruangan khusus lengkap dengan sarana berupa lemari atau rak untuk pengelolaan arsip ditambah dengan tenaga khusus yang menangani surat/arsip.

"Sudah semestinya materi yang sudah kita terima untuk segera dilaksanakan dan diamalkan. Karena dengan melaksanakan dan mengamalkannya, pahala yang pantas akan mengikuti. Semoga dengan kegiatan ini layanan administrasi di fakultas kita menjadi semakin baik," imbuh Dekan FMIPA Unesa. (Dp/SR/Humas)
Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201508310001/dengan-eoffice-layanan-lebih-prima.html

Workshop e_Office dan Kearsipan di lingkungan FMIPA UNESA

Posted by Admin FMIPA

Date: September 01, 2015

in: Kegiatan

Perlu Jadwal Retensi Agar Arsip Tidak Menumpuk

Dikirim oleh humas3 pada 19 Mei 2015 | Komentar : 0 | Dilihat : 734

Djoko Pramono, S.Pd., M.Si.

Untuk meningkatkan kualitas tenaga kearsipan di Universitas Brawijaya (UB), Unit Kearsipan menyelenggarakan Pelatihan Kearsipan, Selasa (19/5/2014). Kegiatan yang digelar di Ruang Sidang lantai delapan Gedung Rektorat ini diikuti 67 tenaga kearsipan di lingkungan UB.
Kepala Unit Kearsipan Dr. Hamidah Nayati Utami, S.Sos., M.Si dalam sambutannya menyampaikan, tenaga kearsipan UB yang sudah terbentuk saat ini, 20 persen merupakan arsiparis, 30 persen sudah menangani kearsipan, dan 50 persen masih baru.
"Pelatihan ini digelar agar tenaga kearsipan bisa lebih mampu mengelola arsip dengan baik. Apalagi, saat ini permasalahan yang dihadapi fakultas maupun Kantor Pusat adalah arsip yang menumpuk jumlahnya dan belum pernah dilakukan penyusutan. Untuk itu pelatihan kali ini akan membahas tentang Jadwal Retensi Arsip," ungkapnya.
Hadir sebagai narasumber, Arsiparis Pertama Universitas Negeri Surabaya Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. Ia mengatakan, sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
"Jika tidak memiliki JRA, institusi akan mengalami kesulitan dalam penyusutan arsip mulai dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Selain itu, setiap kali mengadakan pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)," ujar Djoko.
Dengan adanya JRA, keuntungan yang didapat antara lain meningkatkan efektivitas kearsipan, menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban, serta mewujudkan konsistensi dalam penyusutan.
"Selain itu juga untuk memenuhi persyaratan hukum sesuai PP No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 tahun 2009 dan permendikbud No. 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kemendikbud, juga UU No. 8 Tahun 1987 tentang Dokumen Perusahaan," jelas Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional Kemdikbud tahun 2013 dan 2014 ini.
Dipaparkan Djoko, prosedur penyusunan JRA yang pertama adalah pembentukan tim penyusunan JRA. Yang perlu dilibatkan yaitu pencipta atau pengguna arsip, arsiparis, dan akuntan. Setelah itu penyusunan rancangan JRA terdiri dari pendataan dan rekapitulasi data.
Selanjutnya dilakukan pembahasan rancangan JRA tentang apakah ada peraturan yang mengatur penentuan masa simpan dan nasib akhir arsip. Jika tidak ada, apakah arsip tersebut bernilai guna atau tidak. Terakhir dalam prosedur penyusunan JRA adalah pengesahan JRA sesuai protap ANRI No. 06 Tahun 2010 tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan JRA Lembaga Negara, BUMN, dan Perguruan Tinggi Negeri. [Irene/Humas UB]

Sumber: http://prasetya.ub.ac.id/berita/Perlu-Jadwal-Retensi-Agar-Arsip-Tidak-Menumpuk-16674-id.html

Arsiparis Unesa
Arsiparis Unesa Ikuti Sosialisasi Peraturan Jabatan Fungsional Baru
Rabu, 6 Mei 2015 | 877 pembaca

Surabaya—Dalam rangka pembinaan karir pemangku jabatan fungsional pustakawan, arsiparis, pranata humas, dan widyaiswara selingkung Kemendikbud, Biro Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kemendikbud menyelenggarakan kegiatan sosialisasi Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2014 untuk jabatan fungsional; Pranata Humas Nomor 9 Tahun 2014 untuk jabatan fungsional; Pustakawan Nomor 22 Tahun 2014 untuk jabatan fungsional; Widyaiswara Nomor 48 Tahun 2014 untuk jabatan fungsional Arsiparis. Peraturan-peraturan tersebut merupakan pengganti peraturan sebelumnya. Sosialisasi dalam kesempatan ini, Unesa menugaskan Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., salah satu arsiparis dari Kearsipan Pusat. Sosialisasi yang digelar di Hotel Ibis Slipi Jakarta Barat ini diikuti 49 orang dari perwakilan PTN dan unit kerja lain selingkung Kemendikbud pada 27 sampai dengan 30 April 2015.

Sosialisasi yang dibuka langsung oleh Kepala Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kemendikbud ini membahas berbagai hal yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian pemangku jabatan fungsional tertentu. Selain narasumber dari Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kemendikbud, dihadirkan pula narasumber dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Lembaga Administrasi Negara, dan Badan Kepegawaian Negara.

Djoko Pramono yang ditugaskan secara khusus untuk mengikuti Sosialisasi Permenpan RB Nomor 48 Tahun 2014 tentang jabatan fungsional Arsiparis, adalah satu-satunya pemangku jabatan fungsional arsiparis yang berasal dari wilayah Provinsi Jawa Timur. “Ada beberapa hal yang membedakan Permenpan RB Nomor 48 Tahun 2014 dengan peraturan sebelumnya, Permenpan Nomor 3 Tahun 2009, di antaranya adalah mengurai tugas pokok arsiparis menjadi kegiatan pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. Selain itu, pada peraturan ini tidak ada pasal yang mengatur pembebasan sementara bagi arsiparis yang tidak dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan untuk kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi,” jelas Djoko Pramono.

“Informasi yang juga perlu diketahui adalah kebutuhan tenaga pemangku jabatan arsiparis untuk PTN se-Indonesia saat ini adalah sebesar 4.665, sedangkan menurut data ANRI, selaku pembina jabatan fungsional arsiparis, pada Desember 2014 hanya tersedia 188 pejabat arsiparis pada PTN/komisi/badan negara. Ini berarti, semestinya setiap PTN sangat membutuhkan banyak tenaga fungsional arsiparis untuk menunjang kegiatan organisasi dan penyediaan informasi publik,” imbuhnya. (dp/SR)

Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201505060001/arsiparis-unesa-ikuti-sosialisasi-peraturan-jabatan-fungsional-baru.html

Asosiasi Arsiparis Indonesia
Arsiparis Unesa Terpilih Menjadi Pengurus AAI Wilayah Jatim
Rabu, 26 November 2014 | 624 pembaca

Dalam rangkaian rapat koordinasi bidang kearsipan yang digelar oleh Badan Perpustakaan dan Kearsipan (Bapersip) Provinsi Jawa Timur pada 17—18 November 2014 di Hotel Narita Surabaya, dilaksanakan pengukuhan Pengurus Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Jawa Timur. Drs. Tidor Arif Triono Djati, M.M. selaku ketua terpilih bersama dengan 36 orang pengurus lainnya dilantik dengan diambil sumpahnya sebagai Pengurus AAI Wilayah Jawa Timur Periode 2014—2019. Adapun yang melantik adala Ketua Umum Pengurus Nasional AAI Dr. H. Andi Kasman, S.E., M.M. yang disaksikan oleh Sekretaris Jenderal AAI Drs. Bambang Iwan, M.Hum., Kepala Bapersip Provinsi Jawa Timur Drs. Sudjono, M.M., para pejabat/undangan dari SKPD Provinsi Jawa Timur, beberapa SKPD Kabupaten/Kota di Jawa Timur, dan BUMN serta dari beberapa perguruan tinggi di Jawa Timur. Kepengurusan AAI Wilayah Jawa Timur dibagi menjadi enam bidang yaitu: bidang hukum dan organisasi, bidang kajian dan publikasi, bidang teknis kearsipan, bidang sumber daya manusia, bidang kerjasama, dan bidang kesejahteraan. Sementara itu, Arsiparis Unesa Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. terpilih menjadi pengurus bidang teknis kearsipan.
Selain pengukuhan, juga dilaksanakan kegiatan yang meliputi: penyampaian paparan tentang kebijakan legislasi kearsipan pemerintah provinsi Jawa Timur oleh Kepala Bapersip Provinsi Jawa Timur, kebijakan legislasi kearsipan nasional pasca pembentukan pemerintahan baru tahun 2014—2019 oleh Ketua Umum Pengurus Nasional AAI, dialog interaktif masalah kearsipan oleh TVRI Jawa Timur yang dipandu Suko Widodo, M.A. dari Universitas Airlangga, serta pemaparan dan diskusi dua peraturan kearsipan.
Menanggapi terpilihnya arsiparis Unesa dalam kepengurusan AAI Wilayah Jawa Timur, Djoko Pramono mengatakan, "Meskipun kearsipan Unesa, masih dalam taraf perintisan tetapi kami para insan kearsipan Unesa sering menjalin hubungan dengan berbagai pihak. Hubungan yang pernah kami jalin di antaranya dengan kearsipan beberapa PTN, kearsipan Kemendikbud, Lembaga Kearsipan Daerah, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), AAI Nasional dan Jawa Timur. Kami perlu banyak belajar ke berbagai pihak demi terwujudnya kearsipan Unesa yang lebih baik." (djp/SR)

Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201411260002/arsiparis-unesa-terpilih-menjadi-pengurus-aai-wilayah-jatim.html

Bimbingan Teknis Kearsipan Bimbingan Teknis Pemberkasan Arsip, Kuatkan Pengelolaan Arsip Unesa

Senin, 17 November 2014 | 814 pembaca

Dalam rangka meningkatkan mutu pengelolaan arsip Unesa, Tim Kearsipan Unesa menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan/Pemberkasan Arsip Aktif kepada para staf administrasi, pengelola arsip semua fakultas/unit kerja selingkung Unesa. Bimtek yang berlangsung mulai pukul 09.00WIB--15.30WIB pada 12 November 2014 itu semula direncanakan bertempat di Ruang Sidang Kantor Pusat Unesa namun karena mendadak digunakan untuk rapat pimpinan Unesa, kemudian dialihkan ke Ruang Sidang BAAKPSI Unesa.

Kegiatan Bimtek meliputi sambutan pembuka, sosialisasi kearsipan, pemaparan materi pemberkasan/pengelolaan arsip aktif, dan dilanjutkan dengan praktik pemberkasan arsip/pengelolaan arsip aktif. Sambutan pembuka disampaikan oleh Amin Fauzi, S.Pd., M.Pd., Kepala Subbagian Tata Usaha mewakili Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Unesa. “Jika setiap fakultas/unit kerja kegiatan kearsipannya berjalan dengan baik maka jaringan kearsipan selingkung Unesa juga akan baik. Hal ini akan dapat memberikan konstribusi besar dalam pelayanan prima Unesa,” kata Amin menyambut sekaligus membuka Bimtek.

Adapun narasumber Bimtek itu adalah Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., Arsiparis Unesa. Dalam paparannya, Djoko menyampaikan, “Masalah dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa, pada umumnya adalah pengelolaan arsip masih menerapkan penyimpanan berdasarkan surat masuk dan surat keluar. Jika hal ini masih diterapkan, akan mengakibatkan: (1) arsip sulit ditemukan kembali dan (2) arsip sulit untuk disusutkan. Karena arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang bersumber dari dokumen yang dibuat dan dokumen diterima (UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1). Sebaiknya arsip disimpan berdasarkan sistem pemberkasan. Dalam pemberkasan arsip dibutuhkan pola klasifikasi arsip.”

Pada sesi praktik, para peserta diberi kesempatan untuk memberkaskan arsip fakultas/unit kerja masing-masing peserta dengan mendapatkan bimbingan dari para arsiparis Unesa. Di sela-sela praktik pemberkasan arsip, Ali Muhardi, peserta dari FE Unesa, berkomentar, “Penyimpanan arsip menggunakan sistem pemberkasan, untuk awal-awalnya tidak mudah karena harus mempersiapkan sarana prasarana pendukungnya, tetapi jika sudah diterapkan akan sangat memudahkan pelayanan arsip, apalagi jika daftar arsipnya ditunjang dengan sarana computer.” Seperti diketahui, FE Unesa sudah menerapkan penyimpanan arsip dengan sistem pemberkasan pada tahun lalu.

Kegiatan Bimtek yang dilakukan oleh Tim Kearsipan Unesa itu merupakan salah satu upaya tindak lanjut kegiatan penguatan pembentukan unit kearsipan fakultas/unit kerja selingkung Unesa yang dilaksanakan pada 23 September 2014 yang lalu. Melalui pendampingan/pembimbingan dan supervisi kearsipan kepada para pengelola arsip di fakultas/unit kerja selingkung Unesa diharapkan kegiatan kearsipan menjadi lebih baik untuk memberikan layanan administrasi yang prima. (djp/SR)
Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201411170001/bimbingan-teknis-pemberkasan-arsip-kuatkan-pengelolaan-arsip-unesa.html

Sosialisasi Kearsipan Unesa Unesa Kuatkan Pembentukan Unit Kearsipan yang Sesuai Undang-undang

Jumat, 3 Oktober 2014 | 732 pembaca

Untuk mengimplementasikan amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan yang berada dalam koordinasi Subbagian TU BAUK Unesa menyelenggarakan sosialisasi kearsipan yang bertajuk "Sosialisasi penguatan pembentukan unit kearsipan pada fakultas/unit kerja di Universitas Negeri Surabaya" pada Selasa (23/9/2014) di Ruang Auditorium Kantor Pusat Unesa.

Narasumber sosialisasi tersebut adalah Dra. Dian Srinursih, M.Si., Kepala Bidang Informasi pada Pusat Informasi dan Humas (PIH) Kemendikbud dan Sularwo, S.Pd., M.M., fungsional umum di PIH Kemendikbud, serta moderatornya adalah Djoko Pramono, S.Pd., arsiparis ahli di Lembaga Kearsipan Unesa. Kegiatan yang berlangsung hingga siang hari itu dihadiri oleh 86 orang yang terdiri dari para Pembantu Dekan/Asisten Direktur bidang administrasi, Kepala Biro, Kepala Bagian dan Kepala Subbagian bidang administrasi serta arsiparis/pengelola arsip selingkung Unesa.

Di akhir kegiatan, dua orang narasumber dari PIH Kemendikbud melihat Unit Kearsipan BAUK yang sekaligus berfungsi sebagai Lembaga Kearsipan Unesa yang berlokasi di belakang Gedung Serba Guna (Gema) Unesa, kurang lebih 150 meter dari lokasi sosialisasi. "Bersyukur kami mendapatkan ruang ini untuk kegiatan kearsipan. Ruang ini berfungsi sebagai kantor, unit kearsipan (record center) atau tempat penyimpanan arsip inaktif milik BAUK, dan sekaligus sebagai lembaga kearsipan (depo) atau tempat penyimpanan arsip statis milik Unesa," jelas Djoko Pramono, saat mendampingi dua orang narasumber tersebut bersama para arsiparis Unesa lainnya.

Akan tetapi, ada beberapa hal yang masih perlu ditingkatkan agar sesuai dengan amanat undang-undang. "Perlu ditingkatkan lagi standar pengelolaan dan ketersediaan sarana dan prasarana. Selain itu seperti amanat undang-undang, setiap fakultas dan unit kerja perlu segera diupayakan penyelenggaraan kearsipan ini, tidak cukup hanya di pusat universitas," komentar Sularwo.

Hal itu ditanggapi positif oleh Kepala Subbagian TU BAUK Unesa Amin Fauzi. "Kami menyadari jika penyelenggaraan kearsipan berjalan dengan baik maka fungsi menajemen yang meliputi pengambilan keputusan, perencanaan, evaluasi, dan lainnya akan terdukung dengan baik juga. Sampai saat ini kami sangat membutuhkan dukungan pimpinan universitas, fakultas, unit kerja lainnya dan pihak terkait sehingga kearsipan di selingkung Unesa ini dapat terselenggara dengan lebih baik," tuturnya. (Dp/SR)

Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201410030001/unesa-kuatkan-pembentukan-unit-kearsipan-yang-sesuai-undangundang.html

Workshop Kearsipan Nasional
Siapkan Diri Jadi UPT, Pusat Arsip Unesa Ikuti Workshop Nasional

Jumat, 26 September 2014 | 730 pembaca

Menyikapi amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sebagaimana disebut dalam pasal 27, Perguruan Tinggi Negeri (PTN) wajib membentuk lembaga kearsipan PTN yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundangan yang berlaku. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) menyadari pentingnya amanat tersebut untuk segera dilakukan pembenahan pada semua PTN dan Koordinator Perguruan Tinggi Swasta (kopertis) se-Indonesia. Sebagai unit utama, Ditjen Dikti memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melakukan penetapan kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan kearsipan di semua PTN dan kopertis.

Melalui Workshop Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis Regional I yang dilaksanakan pada 17—19 September 2014 di Hotel Harris Sunset Road, Denpasar, Bali. Sebanyak 52 PTN dan kopertis berkumpul untuk membahas implementasi pembentukan lembaga kearsipan perguruan tinggi dan kopertis. Dalam kegiatan ini Unesa mengutus Amin Fauzi, S.Pd., M.Pd., Kepala Subbagian TU BAUK dan Djoko Pramono, S.Pd., Arsiparis Lembaga Kearsipan.

Kegiatan yang berlangsung selama tiga hari ini menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional RI dengan pembahasan “Batasan ANRI dan Kemendikbud”. Sementara itu, Pusat Informasi dan Humas Kemendikbud membahas “Kebijakan Penguatan Pembentukan Lembaga Kearsipan PTN di lingkungan Kemendikbud” sedangkan Biro Hukum dan Organisasi Kemendikbud membahas “Tata Cara Pembentukan Lembaga Kearsipan PTN di lingkungan Kemendikbud”.

Selain memperhatikan paparan dari tiga narasumber, peserta workshop diberi kesempatan untuk melakukan kunjungan pada Pusat Arsip Universitas Udayana, pemenang ketiga lembaga kearsipan berprestasi Kemdikbud. Kegiatan kunjungan dimaksudkan untuk melihat atau berdialog langsung tentang pelaksanaan kearsipan di PTN. Sebelum di-sidang pleno-kan, pembahasan dilakukan dalam tiga komisi. Komisi I membahas nomenklatur kelembagaan arsip. Komisi II membahas langkah-langkah pembentukan lembaga kearsipan. Komisi III membahas hak dan kebijakan ANRI dan Kemendikbud. Laporan hasil pembahasan diserahkan kepada panitia penyelenggara untuk ditindaklanjuti.

Mengomentari kegiatan ini, Djoko Pramono mengatakan “Saya sangat berharap kegiatan ini berdampak positif bagi kemajuan kearsipan di Unesa. Selain kearsipan sudah diamanatkan dalam Undang-Undang yang sudah ada PP-nya, juga sudah diatur dalam Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012. Jika Kearsipan Unesa bisa diimplementasikan dengan baik akan banyak manfaatnya bagi Unesa”.

Pada kesempatan yang sama, Amin Fauzi mengatakan “Dalam Permendikbud Nomor 60 Tahun 2012, kelembagaan kearsipan di tingkat universitas disebut berbentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT). Kelembagaan kearsipan Unesa sudah dimasukkan dalam OTK Unesa yang sedang diusulkan”. Sebagaimana yang telah diatur dalam peraturan perundangan yang berlaku kelembagaan kearsipan selain harus ada di tingkat universitas, juga harus ada di tingkat fakultas atau unit kerja yang ada di selingkung univeritas. (Dp/Sr/Byu)

Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201409260001/siapkan-diri-jadi-upt-pusat-arsip-unesa-ikuti-workshop-nasional.html

Pelatihan Kearsipan
Tingkatkan Layanan Administrasi, FBS Adakan Workshop Pengelolaan Arsip.

Kamis, 11 September 2014 | 1.080 pembaca

Untuk peningkatan layanan administrasi, Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) mengadakan workshop pengelolaan arsip. Kegiatan yang dilaksanakan pada Senin, 1 September 2014, pukul 08.00 di ruang sidang FBS ini diikuti para pimpinan fakultas, pimpinan jurusan/program studi, dan segenap tenaga administrasi selingkung FBS. Dalam sambutannya, sesaat sebelum membuka secara resmi kegiatan ini, Dekan FBS, Prof. Dr. H. Setya Yuwana, M.A. mengatakan, “Saya sering merasa ingin marah ketika membutuhkan suatu arsip yang sulit ditemukan kembali atau bahkan akhirnya tidak ditemukan”.

Sementara itu, Pembantu Dekan II, Dra. Hj. Sri Wahyu Widayati, M.Si. menambahkkan, “Kegiatan ini merupakan implementasi Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009”. Karena hanya berlangsung sehari, kegiatan ini dibatasi hanya pada pengelolaan atau pemberkasan arsip aktif.

Narasumber yang diundang untuk kegiatan workshop pengelolaan arsip ini adalah Djoko Pramono, S.Pd., arsiparis ahli dari Lembaga Kearsipan Unesa. Dalam paparannya, Djoko menjelaskan, “Masalah umum dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa adalah pengarsipan dilakukan masih dengan sarana folder/ordner surat masuk dan ordner surat keluar, padahal pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima.

Jika masih menggunakan ordner surat masuk dan ordner surat keluar, kemungkinan besar dokumen-dokumen sebagai rekaman kegiatan masih terpisah satu dengan yang lain”. “Semestinya pengarsipan dilakukan secara memberkas, dikelompokkan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Pengarsipan dengan pemberkasan ini akan memudahkan penemuan kembali arsip dan akan memudahkan penyusutan arsip,” tambah Djoko. Setelah pemaparan materi dilanjutkan penataan arsip oleh tenaga administrasi dari setiap subbagian dan jurusan/program studi selingkung FBS.

Pada sesi penataan arsip, kegiatan berlangsung lebih interaktif di antara para peserta workshop demikian pula dengan pemateri. “Jika ada komitmen pimpinan untuk memajukan kearsipan tentu akan sangat menunjang layanan administrasi,” ucap Tony Purwanto, tenaga administrasi Jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia. Masih dalam sesi ini Suwono, S.H., Kepala Subbagian Umum dan Perlengkapan FBS yang terus mendampingi sampai kegiatan usai juga mengutarakan bahwa seperti sudah diamanatkan dalam peraturan perundangan, Unesa dan seluruh unit kerjanya sebagai PTN wajib melaksanakan kearsipan.

Hal ini demi keberlangsungan dan kebaikan lembaga. Namun demikian sarana dan prasarana, organisasi, pendanaan, dan lain-lain harus diperhatikan untuk mendukung kearsipan ini”. Senada dengan peserta yang lain, Neny Dwi Retnowidowati, S.E.,M.M., Kepala Bagian TU menyampaikan, “Semoga dengan kegiatan ini layanan administrasi di FBS menjadi semakin baik”. (Dp/Byu)
Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201409110001/tingkatkan-layanan-administrasi--fbs-adakan-workshop-pengelolaan-arsip.html

Pemilihan Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional 2014
Arsiparis Berprestasi Unesa Raih Juara II Tingkat Nasional

Senin, 25 Agustus 2014 | 923 pembaca

Meski belum memiliki Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang kearsipan, Unesa telah berhasil menyabet gelar juara II Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional. Djoko Pramono merupakan karyawan subbagian tata usaha kantor pusat Unesa yang mengikuti seleksi Pemilihan Arsiparis Berprestasi Kemdikbud 2014 tersebut. Terdapat 30 peserta dalam seleksi administrasi. Unesa merupakan satu-satunya PTN dari Jawa Timur yang masuk 30 besar itu.

Selanjutnya memasuki tahap penilaian yang terdiri atas lima aspek, yaitu pengetahuan, sikap, praktik, laporan, dan wawancara. Penilaian ini dilaksanakan di Hotel Amaroossa, Bogor mulai 18-20 Juni 2014. Hasil penilaian lima aspek tersebut menjadi dasar panitia menjadikan Djoko Pramono sebagai arsiparis berprestasi peringkat 2 tingkat nasional. Peringkat 1 diraih arsiparis Universitas Gajah Mada (UGM). Selisih total nilai peringkat 1 dan 2 itu tidak terpaut jauh.

Atas prestasi yang diraih alumni Pendidikan Teknik Elektro IKIP Surabaya ini, ia dan para arsiparis teladan nasional yang lain berkesempatan mengikuti upacara detik-detik proklamasi di Istana Negara bersama Presiden RI, Susilo Bambang Yudhoyono. “Karena saya mendapat juara II di lomba itu maka saya diundang untuk mengikuti upacara detik-detik proklamasi lagi seperti tahun lalu ketika menjadi juara III,” kata arsiparis yang sedang menjalani studi S-2 Administrasi Publik itu.

Berbeda dengan tahun lalu, tahun ini Djoko Pramono juga menghadiri “Ramah Tamah Mendikbud dengan PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan) Berprestasi dan Berdedikasi Tingkat Nasional Tahun 2014” pada 16 Agustus 2014 karena pidato kenegaraan kali ini telah dilaksanakan pada 15 Agustus 2014. Dalam acara tersebut, para juara Seleksi Pemilihan Arsiparis Berprestasi Kemdikbud 2014 menerima penghargaan berupa sertifikat dari Mendikbud. Hadiah akan diberikan oleh PIH (Pusat Informasi dan Humas) pada tanggal 18 Agustus setelah mengikuti acara silaturahim bersama Presiden Republik Indonesia. (Lina/Ulil/Byu)
Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201408250001/arsiparis-berprestasi-unesa-raih-juara-ii-tingkat-nasional.html

Penghargaan Arsiparis Berprestasi dalam Lingkup Unit Kerja Kemdikbud di Seluruh Indonesia

Pemilihan PTK Berprestasi

Mon, 08/18/2014 - 13:43

Jakarta,Kemdikbud --- Dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah: “seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Adapun menurut Permen PAN No. PER/3/M.PAN/3/2009 disebutkan bahwa: “Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.”

Untuk mendorong peningkatan dan pengembangan Arsiparis yang bekerja di unit-unit kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) di seluruh Indonesia, diselenggarakanlah pemilihan Arsiparis Kemdikbud Berprestasi tingkat Nasional.

Menurut Kepala Pusat Informasi dan Humas, Ibnu Hamad, seleksi terdiri dari seleksi tertulis, wawancara, dan praktek. "Ada juga pemaparan apa yang dilakukan di unit kerja masing-masing," ujarnya saat ditemui mendampingi Arsiparis Berprestasi di Jakarta, Sabtu (16/7/2014).

Para juri berasal unit kerja Kemdikbud seperti Pusat Penilaian Pendidikan Balitbang, Biro Kepegawaian, dan Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat.

Dari 27 peserta dari seluruh Indonesia terpilih sebagai pemenang: peringkat pertama Nana Fitria Agustina (Universitas Gajah Mada), peringkat kedua Djoko Pramono (Universitas Negeri Surabaya-Unesa), dan peringkat ketiga I Nyoman Bisana (Universitas Udayana).

Djoko Pramono memaparkan persiapannya yang dilakukan seperti membuat karya tulis tentang pekerjaan kearsipan yang dilakukan, mulai dari pendidikan dan pelatihan yang diikuti, pengelolaan arsip, mengajar, membina dan melatih kearsipan, pengembangan profesi kearsipan, menulis artikel, membuat buku, publikasi dan pameran arsip, dan kegiatan penunjang yg lain seperti mengikuti seminar ataupun sebagai pemateri. kemudian karya tulis di seleksi tingkat nasional beserta berkas tanda bukti fisik.

"Kemudian saya mengikuti seleksi di Bogor. Ujian tulis pengetahuan kearsipan, tes psikologi, praktikum kearsipan, wawancara, praktek kearsipan, laporan," ujar Djoko.

Sementara itu, I Nyoman Bisana, mengakui prestasinya didapat karena dukungan Kementerian melalui Universitas Udayana, mulai dari penataan sistem kearsipan, penyediaan SDM kearsipan, hingga kebijakan pimpinan terkait kearsipan.

Lebih panjut sang juara pertama, Nana Fitria, mengungkapkan bahwa penghargaan ini bukan hanya sebatas memberikan yang terbaik kepada Kemdikbud tetapi juga harus bisa memberikan yang terbaik juga sebagai tanggung jawab moral. Dirinya juga merasa berbahagia karena mendapatkan pengalaman berharga dan teman-teman baru dari seluruh Indonesia."Semoga apresiasi tingkat nasional ini mampu mendorong teman-teman Arsiparis di seluruh Indonesia untuk terus mengembangkan dirinya dan pengelolaan arsip di unit kerja bisa dilaksanakan lebih baik lagi," harapnya. (Arifah)

Sumber: http://www.kemdiknas.go.id/kemdikbud/berita/3033

Unit Kearsipan Unesa
Sadar PP, Bagian Keuangan Serahkan Arsip Inaktif ke Pusat Arsip Unesa

Kamis, 31 Juli 2014 | 574 pembaca

Tak selamanya arsip bakal menjadi arsip. Belum banyak yang memahami bahwa arsip pun memiliki masa tenggat (expired) namun jangan sesekali membuang arsip yang menurut Anda sudah tak bernilai guna. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 mengatur hal tersebut. Dalam PP itu ada istilah penyusutan arsip yang berarti kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Termasuk di dalamnya kegiatan penyerahan arsip statis dan pemusnahan arsip yang telah tidak memiliki nilai guna. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Sadar terhadap amanat peraturan perundang-undangan tersebut, Bagian Keuangan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Unesa menyerahkan/memindahkan arsip inaktif yang dimilikinya ke Unit Kearsipan Unesa pada Selasa (22/7/2014). Serah terima arsip inaktif itu dilakukan melalui berita acara pemindahan arsip dengan disertai daftar arsip yang akan dipindahkan dengan nomor 06030/Un38.12.3/KU/2014. Berita acara itu ditandatangani Dra. Rinda Novianti, Kepala Bagian Keuangan selaku pihak pertama dan Amin Fauzi, M.Pd., Kepala Subbagian Tata Usaha/Pimpinan Unit Kearsipan Unesa selaku pihak kedua.

Arsip inaktif yang diserahterimakan itu sebanyak kurang lebih 15 meter (104 bendel/buku). “Sejak adanya Unit Kearsipan Unesa, Bagian Keuangan tercatat telah menyerahkan arsip inaktif sebanyak tiga kali,” jelas Djoko Pramono, salah satu arsiparis Unit Kearsipan yang turut menerima fisik arsip inaktif tersebut. “Sudah semestinya unit pengolah yaitu satuan kerja yang meliputi bagian, subbagian, UPT, dan lain-lain selingkung Unesa memindahkan atau menyerahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan atau pusat arsip (record centre) yang dimiliki unit kerjanya masing-masing. Jika unit kerja belum memiliki unit kearsipan maka arsip inaktif tersebut bisa dipindahkan atau diserahkan ke Unit Kearsipan Universitas,” tambah Djoko, arsiparis berprestasi nasional ini. (Dp/Byu)

Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201408040001/sadar-pp-bagian-keuangan-serahkan-arsip-inaktif-ke-pusat-arsip-unesa.html

Kunjungan Kerja
Persiapkan Diri Jadi UPT Arsip, Arsiparis Unesa Belajar ke UM

Rabu, 2 Juli 2014 | 720 pembaca

Arsiparis merupakan salah satu jabatan fungsional tertentu bagi PNS. Kenaikan jabatan arsiparis melalui pengumpulan angka kredit yang disusun dalam Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK). Untuk memperlancar penyusunan DUPAK, arsiparis Unesa mendalami materi DUPAK ke Unit Pelaksana Teknis Arsip Universitas Negeri Malang (UPT Arsip UM). Kegiatan ini berlangsung pada 23 Juni 2014 yang diikuti pimpinan lembaga kearsipan dan 6 orang arsiparis/pengelola arsip Unesa. Pendalaman penyusunan DUPAK diadakan di ruang pertemuan UPT Arsip UM. Peserta bimbingan diterima Kepala Biro Umum dan Keuangan; Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tatalaksana, dan Barang Milik Negara (UHTBMN); Kepala Subbagian Tata Usaha; Kepala Subbagian Tenaga Administrasi; dan para arsiparis UPT Arsip UM.

Arsiparis Unesa dengan cermat menggali banyak informasi selama bimbingan penyusunan DUPAK arsiparis ini. “Berbeda dengan UM yang memiliki dua belas arsiparis, saat ini Unesa masih memiliki delapan arsiparis yang meliputi tujuh orang arsiparis jenjang ahli dan seorang arsiparis jenjang terampil,” jelas Amin Fauzi, M.Pd., Kasubbag Tata Usaha BAUK yang sekaligus sebagai pimpinan Lembaga Kearsipan Unesa. “Selain itu dipilihnya UPT Arsip UM sebagai tempat belajar arsiparis Unesa karena UM pernah menjadi juara nasional pengelola arsip universitas pada tahun 2009 dan UM dirasa sangat memperhatikan jenjang karier arsiparisnya,” tambah Kasubbag Tata Usaha BAUK Unesa.

Secara teknis, kegiatan ini dipandu Drs. Winarto, Arsiparis Madya selaku narasumber dari UPT Arsip UM. Pada awal paparannya, Winarto berkata, “Alhamdulilah tahun ini Arsip UM akan segera berbentuk UPT. Hal ini didasarkan pada Keputusan Rektor UM Nomor 17 Tahun 2014 yang ditetapkan pada 2 Januari 2014 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Pusat Arsip Universitas Negeri Malang”. Menanggapi perkataan Winarto, Djoko Pramono, salah satu arsiparis Unesa pun berkata, “Keputusan Rektor UM ini sesuai dengan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 27 ayat 2, yaitu: perguruan tinggi negeri wajib membentuk kearsipan perguruan tinggi”.

Dalam kegiatan ini diperoleh beberapa informasi bahwa di UM untuk pengurusan DUPAK dibentuk tim teknis penilaian angka kredit. Tim tersebut terdiri atas unsur dari Bagian Kepegawaian, Bagian UHTBMN, Subbagian Tata Usaha, dan Arsiparis. Tim ini bertugas membantu pimpinan dalam penilaian teknis angka kredit arsiparis dan membantu arsiparis dalam pengurusan DUPAK. Dengan adanya tim ini, DUPAK arsiparis yang dikirim untuk dinilaikan ke Biro Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kemendikbud, kemungkinan besar akan berhasil baik untuk kenaikan jabatan atau pangkat arsiparis.

Dalam kesempatan lain juga diperoleh penjelasan bahwa arsip-arsip di UM tersimpan dan terawat sangat baik, mulai saat berbentuk Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG), FKIP Malang pada Universitas Airlangga, IKIP Malang, sampai dengan berbentuk UM. Selain kegiatan akuisisi/penataan arsip di semua fakultas/unit kerja selingkung UM telah dilaksanakan, kesadaran semua fakultas/unit kerja selingkung UM di bidang kearsipan sangat tinggi.

Sebagai contoh, arsip berkas penerimaan mahasiswa oleh Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama masih tersimpan dengan volume sepanjang 1.700-an meter. Berkas ini masih disimpan selama mahasiswa tersebut masih terdaftar. Hal ini didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di Kemendikbud dan UM. Demikian pula jika arsip sudah saatnya untuk dimusnahkan, arsip ini harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur atau pedoman penyusutan arsip. (Dp/Byu)

Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201407020001/persiapkan-diri-jadi-upt-arsip-arsiparis-unesa-belajar-ke-um.html

Arsiparis Unesa Masuk 30 Besar Arsiparis Berprestasi Nasional

24 Juni 2014

Sumber foto : www.unesa.ac.id

Sumber : www.unesa.ac.id
Sumber: http://fip.unesa.ac.id/berita-unesa/arsiparis-unesa-masuk-30-besar-arsiparis-berprestasi-nasional

Untuk membina sumber daya manusia (SDM) di bidang kearsipan dan dokumentasi sekaligus untuk memberikan apresiasi kepada pejabat fungsional arsiparis yang telah mendedikasikan diri di lingkungan Kemendikbud, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat (PIH) mengadakan seleksi arsiparis berprestasi tahun 2014. Sebanyak 52 satuan kerja (satker) yang terdiri atas 42 PTN dan 10 satker lain di lingkungan Kemendikbud telah bergabung. Arsiparis Unesa yang menjadi utusan dalam kompetisi ini ialah Djoko Pramono, S.Pd. Dalam proses seleksi, ia diminta mengirimkan makalah yang berisi laporan pelaksanaan pekerjaan kearsipan.

Pada proses selanjutnya, dari 52 satker tersebut diseleksi menjadi 30 satker. Unesa menjadi satu-satunya PTN di Jatim yang terpilih di antara 30 satker tersebut. Seleksi yang dilaksanakan di Hotel Amaroossa Royal, Bogor, Jawa Barat pada 1820 Juni 2014 itu meliputi tes pengetahuan dan profesi kearsipan, tes kepribadian, praktik pemberkasan arsip, dan tes wawancara. Selain berasal dari PIH, tim penilai yang terlibat dalam kegiatan ini adalah juga dari Badan Penelitian Pengembangan (Balitbang) Kemendikbud dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

“Saya tidak menyangka bisa terpilih masuk 30 besar mewakili Unesa dalam seleksi arsiparis berprestasi tingkat nasional Kemendikbud tahun 2014 ini,” ujar Djoko. “Apalagi yang ikut seleksi berasal dari beberapa PTN ternama yang telah maju kegiatan kearsipannya, ditambah lagi banyak peserta yang berlatar belakang pendidikan tinggi kearsipan,” tambah arsiparis yang berlatar belakang Sarjana Pendidikan Teknik Elekronika ini. (Dp/Byu)
www.unesa.ac.id
Sumber: http://pasca.unesa.ac.id/detail/berita-kampus/arsiparis-unesa-masuk-30-besar-arsiparis-berprestasi-nasional

Lembaga Arsip
Unesa Turut Serta Bentuk Komunitas Sadar Arsip

Jumat, 9 Mei 2014 | 625 pembaca

Unesa turut berperan serta dalam pembentukan Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip (FKMSA) Badan Perpustakaan dan Kearsipan (Bapursip) Provinsi Jawa Timur. Peresmian pembentukan FKMSA dilaksanakan pada Kamis, 8 Mei 2014 pukul 07.30 s.d. 15.30 WIB di Hotel Bisanta Bidhakara Surabaya oleh Kepala (Bapursip) Provinsi Jawa Timur, Drs. A. Mudjib Afan, M.A.RS.

Dalam acara tersebut diisi materi sosialisasi dan pembekalan kearsipan oleh Kepala Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Jawa Timur, Drs. Tidor Arif T. Djati, M.M., Kepala Bapursip, dan Pakar Komunikasi Universitas Airlangga, Suko Widodo, M.A. Tim FKMSA dari 20 PTN dan PTS se-Jawa Timur mempunyai tugas mengadakan peningkatan peran serta masyarakat dalam pembangunan di bidang kearsipan.

Unesa diwakili dua orang arsiparis (Bambang Indragiri, S.P., M.M. selaku pendamping tim FKMSA dan Djoko Pramono, S.Pd. selaku wakil Lembaga Kearsipan Unesa) dan empat orang mahasiswa dari program studi S-1 Pendidikan Administrasi Perkantoran FE (Rhendy, Ikomatul, Dita, dan Andini selaku anggota tim FKMSA). (Djoko/Byu)
Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201405090003/unesa-turut-serta-bentuk-komunitas-sadar-arsip.html

Lomba Kearsipan Nasional
Djoko Pramono, Karyawan Unesa, Raih Peringkat 3 Tingkat Nasional
Kamis, 29 Agustus 2013 | 1.685 pembaca

Unesa turut berbangga, salah satu karyawan dari lembaga kearsipan berhasil meraih juara III Arsiparis Tingkat Nasional. Djoko Pramono, karyawan lembaga kearsipan itu mendapat kesempatan bertemu dengan Presiden Republik Indonesia, Susilo Bambang Yudoyono, Sabtu 17 Agustus 2013. Kesempatan berharga itu didapatkannya karena kiprahnya mengkiuti perlombaan di bidang kearsipan yang diadakan oleh Kearsipan Kenegaraan. Dia berkesempatan hadir di Istana Negara. Djoko Pramono mengaku tidak menyangka atas prestasi yang diraihnya.

Melalui proses yang cukup panjang, mulai dari ujian tulis kearsipan, ujian kepibadian, ujian praktik hingga wawancara dan presentasi, ternyata berbuah manis. Djoko Pramono pun berhasil mendapat kesempatan emas bersama lapisan kenegaraan. Rangkaian kegiatan hasil dari kemenangannya pun ia ikuti, mulai16 Agustus mengikuti sidang DPR dan mendengar pidato presiden, 17 Agustus mendapat kesempatan mengikuti upacara detik-detik proklamasi, 18 Agustus silaturahmi dengan Presiden di Jakarta Expo hingga tanggal 19 Agustus penyerahan penghargaan. Kemenangan Djoko Pramono dengan membawa nama Unesa itu membuktikan bahwa Unesa mampu bersaing di tingkat nasional. "Unesa baru pertama kali mengikuti kompetisi ini tetapi alhamdulilah mendapat peringkat 3. Bisa membawa nama Unesa rasanya tidak menyangka" ujarnya. (Putri/syt)
Sumber: http://www.unesa.ac.id/berita/201308290001/djoko-pramono-karyawan-unesa-raih-peringkat-3-tingkat-nasional.html

Ully Isnaeni Effendi, A.Md., S.E., Arsiparis Terbaik 2 Tingkat Nasional

Dalam rangka HUT Kemerdekaan RI ke 68, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan mengadakan Pemilihan Arsiparis Berprestasi Tahun 2013 pada tanggal 24 – 26 Juli 2013. Universitas Gadjah Mada turut berpartisipasi dalam kegiatan tersebut dengan mengirimkan salah satu arsiparis dari Kantor Arsip UGM yaitu Ully Isnaeni Effendi, A.Md., S.E.. Kegiatan yang diselenggarakan di Hotel Citra Cikopo, Jl. Raya Puncak KM 77 Cisarua Bogor tersebut diikuti oleh 28 arsiparis yang berasal dari 28 instansi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Persyaratan administrasi yang harus dipenuhi untuk mengikuti kegiatan ini yaitu pembuatan laporan pekerjaan dalam dua tahun terakhir, sedangkan materi yang diujikan antara lain pengetahuan kearsipan, psikotest, praktek pemberkasan arsip, praktek penyusutan arsip, dan wawancara. Dalam kegiatan tesebut Ully memperoleh juara 2 dengan total skor 71,52, hasil ini hanya berbeda tipis dengan juara 1 yang diraih oleh Tin Andayani, arsiparis dari Universitas Negeri Jakarta dengan total skor 72,57 sedangkan juara 3 diraih oleh Saudara Djoko Pramono, arsiparis dari Universitas Negeri Surabaya (Unesa) dengan total skor 65,77. (Isti)

Sumber: http://arsip.ugm.ac.id/web/beritadetil.php?id=103

Laman

Berita

Perlu Jadwal Retensi Agar Arsip Tidak Menumpuk

Penghargaan Arsiparis Berprestasi dalam Lingkup Unit Kerja Kemdikbud di Seluruh Indonesia

Tidak ada komentar:

Posting Komentar