Pemilihan Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional 2014 Arsiparis Berprestasi Unesa Raih Juara II Tingkat Nasional

Pemilihan Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional 2014
Arsiparis Berprestasi Unesa Raih Juara II Tingkat Nasional
Senin, 25 Agustus 2014 | 923 pembaca

Meski belum memiliki Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang kearsipan, Unesa telah berhasil menyabet gelar juara II Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional. Djoko Pramono merupakan karyawan subbagian tata usaha kantor pusat Unesa yang mengikuti seleksi Pemilihan Arsiparis Berprestasi Kemdikbud 2014 tersebut. Terdapat 30 peserta dalam seleksi administrasi. Unesa merupakan satu-satunya PTN dari Jawa Timur yang masuk 30 besar itu.

Selanjutnya memasuki tahap penilaian yang terdiri atas lima aspek, yaitu pengetahuan, sikap, praktik, laporan, dan wawancara. Penilaian ini dilaksanakan di Hotel Amaroossa, Bogor mulai 18-20 Juni 2014. Hasil penilaian lima aspek tersebut menjadi dasar panitia menjadikan Djoko Pramono sebagai arsiparis berprestasi peringkat 2 tingkat nasional. Peringkat 1 diraih arsiparis Universitas Gajah Mada (UGM). Selisih total nilai peringkat 1 dan 2 itu tidak terpaut jauh.

Atas prestasi yang diraih alumni Pendidikan Teknik Elektro IKIP Surabaya ini, ia dan para arsiparis teladan nasional yang lain berkesempatan mengikuti upacara detik-detik proklamasi di Istana Negara bersama Presiden RI, Susilo Bambang Yudhoyono. “Karena saya mendapat juara II di lomba itu maka saya diundang untuk mengikuti upacara detik-detik proklamasi lagi seperti tahun lalu ketika menjadi juara III,” kata arsiparis yang sedang menjalani studi S-2 Administrasi Publik itu.

Berbeda dengan tahun lalu, tahun ini Djoko Pramono juga menghadiri “Ramah Tamah Mendikbud dengan PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan) Berprestasi dan Berdedikasi Tingkat Nasional Tahun 2014” pada 16 Agustus 2014 karena pidato kenegaraan kali ini telah dilaksanakan pada 15 Agustus 2014. Dalam acara tersebut, para juara Seleksi Pemilihan Arsiparis Berprestasi Kemdikbud 2014 menerima penghargaan berupa sertifikat dari Mendikbud. Hadiah akan diberikan oleh PIH (Pusat Informasi dan Humas) pada tanggal 18 Agustus setelah mengikuti acara silaturahim bersama Presiden Republik Indonesia. (Lina/Ulil/Byu)
 Sumber:  http://www.unesa.ac.id/berita/201408250001/arsiparis-berprestasi-unesa-raih-juara-ii-tingkat-nasional.html

Sadar PP, Bagian Keuangan Serahkan Arsip Inaktif ke Pusat Arsip Unesa

Unit Kearsipan Unesa
Sadar PP, Bagian Keuangan Serahkan Arsip Inaktif ke Pusat Arsip Unesa
Kamis, 31 Juli 2014 | 574 pembaca

Tak selamanya arsip bakal menjadi arsip. Belum banyak yang memahami bahwa arsip pun memiliki masa tenggat (expired) namun jangan sesekali membuang arsip yang menurut Anda sudah tak bernilai guna. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 mengatur hal tersebut. Dalam PP itu ada istilah penyusutan arsip yang berarti kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Termasuk di dalamnya kegiatan penyerahan arsip statis dan pemusnahan arsip yang telah tidak memiliki nilai guna. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Sadar terhadap amanat peraturan perundang-undangan tersebut, Bagian Keuangan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) Unesa menyerahkan/memindahkan arsip inaktif yang dimilikinya ke Unit Kearsipan Unesa pada Selasa (22/7/2014). Serah terima arsip inaktif itu dilakukan melalui berita acara pemindahan arsip dengan disertai daftar arsip yang akan dipindahkan dengan nomor 06030/Un38.12.3/KU/2014. Berita acara itu ditandatangani Dra. Rinda Novianti, Kepala Bagian Keuangan selaku pihak pertama dan Amin Fauzi, M.Pd., Kepala Subbagian Tata Usaha/Pimpinan Unit Kearsipan Unesa selaku pihak kedua.

Arsip inaktif yang diserahterimakan itu sebanyak kurang lebih 15 meter (104 bendel/buku). “Sejak adanya Unit Kearsipan Unesa, Bagian Keuangan tercatat telah menyerahkan arsip inaktif sebanyak tiga kali,” jelas Djoko Pramono, salah satu arsiparis Unit Kearsipan yang turut menerima fisik arsip inaktif tersebut. “Sudah semestinya unit pengolah yaitu satuan kerja yang meliputi bagian, subbagian, UPT, dan lain-lain selingkung Unesa memindahkan atau menyerahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan atau pusat arsip (record centre) yang dimiliki unit kerjanya masing-masing. Jika unit kerja belum memiliki unit kearsipan maka arsip inaktif tersebut bisa dipindahkan atau diserahkan ke Unit Kearsipan Universitas,” tambah Djoko, arsiparis berprestasi nasional ini. (Dp/Byu)

Sumber:  http://www.unesa.ac.id/berita/201408040001/sadar-pp-bagian-keuangan-serahkan-arsip-inaktif-ke-pusat-arsip-unesa.html

Kunjungan Kerja Persiapkan Diri Jadi UPT Arsip, Arsiparis Unesa Belajar ke UM

Kunjungan Kerja
Persiapkan Diri Jadi UPT Arsip, Arsiparis Unesa Belajar ke UM
Rabu, 2 Juli 2014 | 720 pembaca

Arsiparis merupakan salah satu jabatan fungsional tertentu bagi PNS. Kenaikan jabatan arsiparis melalui pengumpulan angka kredit yang disusun dalam Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK). Untuk memperlancar penyusunan DUPAK, arsiparis Unesa mendalami materi DUPAK ke Unit Pelaksana Teknis Arsip Universitas Negeri Malang (UPT Arsip UM). Kegiatan ini berlangsung pada 23 Juni 2014 yang diikuti pimpinan lembaga kearsipan dan 6 orang arsiparis/pengelola arsip Unesa. Pendalaman penyusunan DUPAK diadakan di ruang pertemuan UPT Arsip UM. Peserta bimbingan diterima Kepala Biro Umum dan Keuangan; Kepala Bagian Umum, Hukum dan Tatalaksana, dan Barang Milik Negara (UHTBMN); Kepala Subbagian Tata Usaha; Kepala Subbagian Tenaga Administrasi; dan para arsiparis UPT Arsip UM.

Arsiparis Unesa dengan cermat menggali banyak informasi selama bimbingan penyusunan DUPAK arsiparis ini. “Berbeda dengan UM yang memiliki dua belas arsiparis, saat ini Unesa masih memiliki delapan arsiparis yang meliputi tujuh orang arsiparis jenjang ahli dan seorang arsiparis jenjang terampil,” jelas Amin Fauzi, M.Pd., Kasubbag Tata Usaha BAUK yang sekaligus sebagai pimpinan Lembaga Kearsipan Unesa. “Selain itu dipilihnya UPT Arsip UM sebagai tempat belajar arsiparis Unesa karena UM pernah menjadi juara nasional pengelola arsip universitas pada tahun 2009 dan UM dirasa sangat memperhatikan jenjang karier arsiparisnya,” tambah Kasubbag Tata Usaha BAUK Unesa.

Secara teknis, kegiatan ini dipandu Drs. Winarto, Arsiparis Madya selaku narasumber dari UPT Arsip UM. Pada awal paparannya, Winarto berkata, “Alhamdulilah tahun ini Arsip UM akan segera berbentuk UPT. Hal ini didasarkan pada Keputusan Rektor UM Nomor 17 Tahun 2014 yang ditetapkan pada 2 Januari 2014 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Pusat Arsip Universitas Negeri Malang”. Menanggapi perkataan Winarto, Djoko Pramono, salah satu arsiparis Unesa pun berkata, “Keputusan Rektor UM ini sesuai dengan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 27 ayat 2, yaitu: perguruan tinggi negeri wajib membentuk kearsipan perguruan tinggi”.

Dalam kegiatan ini diperoleh beberapa informasi bahwa di UM untuk pengurusan DUPAK dibentuk tim teknis penilaian angka kredit. Tim tersebut terdiri atas unsur dari Bagian Kepegawaian, Bagian UHTBMN, Subbagian Tata Usaha, dan Arsiparis. Tim ini bertugas membantu pimpinan dalam penilaian teknis angka kredit arsiparis dan membantu arsiparis dalam pengurusan DUPAK. Dengan adanya tim ini, DUPAK arsiparis yang dikirim untuk dinilaikan ke Biro Kepegawaian, Sekretariat Jenderal Kemendikbud, kemungkinan besar akan berhasil baik untuk kenaikan jabatan atau pangkat arsiparis.

Dalam kesempatan lain juga diperoleh penjelasan bahwa arsip-arsip di UM tersimpan dan terawat sangat baik, mulai saat berbentuk Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG), FKIP Malang pada Universitas Airlangga, IKIP Malang, sampai dengan berbentuk UM. Selain kegiatan akuisisi/penataan arsip di semua fakultas/unit kerja selingkung UM telah dilaksanakan, kesadaran semua fakultas/unit kerja selingkung UM di bidang kearsipan sangat tinggi.

Sebagai contoh, arsip berkas penerimaan mahasiswa oleh Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama masih tersimpan dengan volume sepanjang 1.700-an meter. Berkas ini masih disimpan selama mahasiswa tersebut masih terdaftar. Hal ini didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di Kemendikbud dan UM. Demikian pula jika arsip sudah saatnya untuk dimusnahkan, arsip ini harus dimusnahkan sesuai dengan prosedur atau pedoman penyusutan arsip. (Dp/Byu)