Tingkatkan Kompetensi Staf, LPPM Unesa Laksanakan Workshop Kearsipan

  

Untuk meningkatan kompetensi staf, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM Unesa) melaksanakan Workshop Kearsipan yang dilaksanakan pada Sabtu, 18 Februari 2017, pukul 08.30 s.d. 16.00 di Auditorium LPPM kampus Ketintang. Kegiatan yang dibuka oleh Sekretaris (mewakili Ketua) LPPM, Dr. Nining Widyah Kusnanik, S.Pd., M.Appl.Sc.  ini diikuti para kepala dan sekretaris pusat, Kepala Bagian dan Kepala Subbagian , segenap tenaga kependidikan selingkung LPPM. Narasumber pada Workshop Kearsipan ini adalah Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., Arsiparis Ahli Muda dari Kearsipan Unesa. Dalam sambutannya, Sekretaris LPPM mengatakan: “Dua dharma dari Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Penelitian  dan Pengabdian kepada Masyarakat diemban oleh LPPM. Tentu banyak kegiatan dan peristiwa yang akan menjadi dokumentasi atau arsip. Dokumentasi atau arsip ini perlu dikelola dengan baik.”

Workshop yang dihadiri tidak kurang dari 30 orang ini berlangsung dengan antusias peserta. Pada sesi pertama, Djoko Pramono (Arsiparis Ahli Muda dari Kantor Kearsipan Unesa)  menjelaskan, “Masalah umum dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa adalah pengarsipan dilakukan masih dengan sarana folder/ordner surat masuk dan ordner surat keluar, padahal pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima. Jika demikian, pasti dokumen-dokumen sebagai rekaman kegiatan masih terpisah satu dengan yang lain”. “Semestinya pengarsipan dilakukan secara memberkas, dikelompokkan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Pengarsipan dengan pemberkasan ini akan memudahkan penemuan kembali arsip dan akan memudahkan penyusutan arsip.” Pada sesi kedua dilaksanakan praktik pengelolaan arsip, yang meliputi pengelolaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif. Khasanah arsip yang ada di LPPM ini, di antaranya: arsip tata naskah dinas (persuratan), arsip vital organisasi, arsip HAKI, arsip keuangan (SPJ), arsip administrasi proposal s.d. laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Di sela-sela berlangsungnya kegiatan, Kepala Bagian Tata Usaha LPPM, Dra. Ec. Nurmika Simanullang, M.Pd. turut berkomentar, “Kegiatan ini merupakan implementasi Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang intinya PTN wajib melaksanakan kearsipan. Berkaitan dengan itu pimpinan akan mengupayakan adanya ruangan khusus untuk pengelolaan arsip dan tenaga arsiparis atau tenaga khusus untuk penanganan arsip. Selain itu, melalui kegiatan ini diharapkan kompetensi staf, khususnya dalam hal pengelolaan arsip akan meningkat.”

Bisa dibaca juga di:
1)https://www.facebook.com/photo.php?fbid=371779069874066&set=pcb.371779646540675&type=3&theater

2)

Unesa Berkunjung ke Unair Surabaya

Saat ini, banyak sekali organisasi atau instansi publik yang menerapkan pengelolaan arsip secara digital. Arsip digital berasal dari arsip tercetak (media kertas) yang dialih media dalam bentuk digital. Arsip bentuk digital ini diproses oleh sistem komputer. Manfaat arsip berbentuk digital ini, antara lain bermanfaat untuk, memudahkan penemuan kembali, meminimalkan kerusakan, meminimalkan kertas buram (konsep), dan memudahkan penggunaan arsip. Era online pada saat ini, memberikan kontribusi terhadap proses penciptaan, penyebaran, penggunaan, dan penyimpanan arsip digital.

Aplikasi e-office di Unesa adalah awal dari penerapan digitalisasi arsip. Untuk memantapkan penerapan e-office dan penerapan arsip digital, Unesa menugaskan Kepala Bagian Umum Biro Umum dan Keuangan (BUK), Yakup, S.Sos., M.M.; Kepala Subbagian TU Bagian Umum BUK, Roni, S.T; Staf ahli Pusat Pengembangan Teknologi Informasi (PPTI), Asmunin, S.Kom., M.Kom.;  dan para arsiparis Unesa, yaitu: Yuli Retnowati, S.Sos., Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. (Arsiparis Ahli Muda dari Kantor Kearsipan Unesa), Bambang Indragiri, S.P., M.M., Sunhaji, S.T., Garina Sulistiana Y., S.IP., Dwi Harmani A.D., S.H., Sri Handajani, S.E., dan Anik Astutik; untuk melaksanakan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan berbasis digital di Universitas Airlangga (Unair) Surabaya pada 16 Februari 2017. Sebelum melaksanakan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan berbasis digital di Universitas Airlangga ini, Unesa juga telah melaksanakan kegiatan kunjungan serupa ke Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya pada 22 Desember 2016. Kunjungan Unesa ke Unair ini, diterima dan disambut oleh Kepala Bidang Administrasi dan Kearsipan (Bidang AK), Yunus Abdul Halim, S.Si., M.Kom.;  Kepala Seksi Administrasi dan Kearsipan, Kiswari, S.Sos.; para arsiparis; dan para staf fungsional umum. Dalam paparannya, Yunus menjelaskan: “Secara organisasi, pengelolaan arsip Unair berada dalam tanggung jawab Bidang AK (eselon II), dalam lingkup Sekretaris Universitas. Jumlah SDM kearsipan, sekitar 30 orang di Bidang AK (15 orang di Gedung Kearsipan)  dan sekitar 30-orang petugas pengelola arsip di fakultas/unit kerja. Arsip inaktif dan arsip statis milik universitas  di simpan di Gedung Kearsipan. Aplikasi sistem kearsipan digital yang diterapkan di Unair, ada dua, yaitu aplikasi e-office dan SAGA (Sistem Arsip AirlangGa).” Selain itu, Kiswari menambahkan: Alhamdulillah Pimpinan Unair dari tingkat fakultas atau unit kerja sampai pada tingkat universitas sangat respons dan menyambut baik terhadap pengelolaan arsip, termasuk penerapan aplikasi sistem e-office dan SAGA.”

Pelaksanaan sistem aplikasi kearsipan digital, Bidang AK Unair didukung sepenuhnya oleh Direktorat Sistem Informasi (DSI) Unair (semacam PPTI-nya Unesa). Untuk mendukung pengelolaan arsip nondigital, Bidang AK Unair memiliki Gedung Kearsipan yang terdiri dari dua lantai, lantai satu setinggi kira-kira 150 cm dari halaman parkir. Memperhatikan ketinggian lantai satu ini, sangat mungkin jika ini dimaksudkan untuk mengantisipasi bahaya banjir yang sering melanda Kota Surabaya. Pada lantai satu, terdapat ruang tamu, ruang resepsionis, ruang baca, ruang komputer akses khasanah arsip, ruang pameran arsip foto, dan yang paling luas pada bagian kiri dan kanan terdapat ruang penyimpanan arsip inaktif (record center), arsip statis (university archive), dan arsip kartografi. Pada lantai dua terdapat ruang rapat/pertemuan, ruang pengolahan arsip foto dan audio visual, pada bagian kiri terdapat ruang kerja pimpinan dan karyawan bagian arsip statis, ruang pengolahan arsip statis, dan ruang penyimpanan arsip foto dan arsip audio visual. Pada bagian kanan lantai dua terdapat ruang kerja pimpinan dan karyawan bagian arsip inaktif dan ruang pengolahan arsip inaktif.  Memperhatikan kondisi Gedung Kearsipan Unair ini, Kabag Umum BUK Unesa berkomentar: “Gedung, ruang, sarana dan prasarana, serta fasilitas kearsipan Unair sangat layak dan representatif. Sudah saatnya, dalam hal kearsipan ini, Unesa mulai memikirkan hal ini, kurang-lebihnya juga seperti kondisi Unair. Rencana ke depan, Unesa harus memiliki Gedung Kearsipan, karena hal ini adalah kebutuhan organisasi/instansi. Selain itu,  pengelolaan arsip perguruan tinggi merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.” Mewakili arsiparis Unesa, Djoko Pramono, menyatakan harapannya: "Semoga dengan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan ini, akan menjadikan Kearsipan Unesa menjadi semakin baik, mengikuti kemajuan kearsipan PTN yang lain.” 

Bisa juga dibaca di: 
1)https://www.unesa.ac.id/berita/201702220001/kabag-umum-buk-unesa-harus-memiliki-gedung-kearsipan.html 
2)https://www.facebook.com/photo.php?fbid=369536853431621&set=pcb.369537876764852&type=3&theater 

Kunjungan Kearsipan Unesa ke ITS Surabaya

Universitas Negeri Surabaya (Unesa) berdiskusi dan belajar pengelolaan arsip berbasis elektronik di Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya (ITS) pada 22 Desember 2016 pukul 10.00 WIB di Ruang Baca Subbagian Kearsipan ITS.  Pada kegiatan ini Unesa menugaskan Asmunin, S.Kom., M.Kom., Bambang Indragiri, S.P., M.M., dan Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. (Arsiparis Ahli Muda dari Kantor Kearsipan Unesa)  untuk berdiskusi langsung dengan pihak ITS, yaitu: Moch. Agung Pamujo, S.Sos. (Kabag. TU dan Kearsipan); Agus Santoso, S.Sos., M.Med.Kom. (Kasubbag. Kearsipan; dan Rakhmi, S.Si. (Kasubbag. TU).

Lihat juga di:
 1) https://www.facebook.com/photo.php?fbid=349932992058674&set=ms.c.eJwzNrG0NDaytDQyMLUwMzfRMwbxjQ0MLcyNTI2NLQBmogZj.bps.a.349932975392009.1073741837.100011259277123&type=3&theater
2) https://arsip.its.ac.id/front/berita/20

Unesa Hadiri Workshop Digital Archiving Fakultas Vokasi Universitas Airlangga

Workshop yang digelar di Hotel HARRIS Jln. Bangka Surabaya pada 15-17 November 2016 ini menghadirkan pembicara utama dari Arsip Nasional Republik (ANRI). Unesa mengutus 8 orang arsiparis dan seorang staf Pusat Pengembangan Teknologi Informasi (PPTI). Berikut nama peserta workshop dari Unesa, Dwi Harmani Astuti Dewi, S.H., Sri Handajani, S.E., Yuli Retnowati, S.Sos., Bambang Indragiri, S.P.,M.M., Sunhaji, S.T., Djoko Pramono, S.Pd., M.Si.(Arsiparis Ahli Muda dari Kantor Kearsipan Unesa), Garina Sulistiana Yulianto, S.IP.,Anik Astutik, dan Asmunin, S.Kom., M.Kom. Berfoto bersama peserta workshop dari Unesa, Kepala ANRI, Dr. Mustari Irawan, M.P.A. dan Deputi Bidang Konservasi Arsip ANRI, Drs. M. Taufik, M.Si.

Bisa dilihat juga di: https://www.facebook.com/photo.php?fbid=321419681576672&set=pcb.321420541576586&type=3&theater 

Unesa Mengikuti Workshop Perawatan Arsip

Workshop Perawatan Arsip Tahun 2016 yang diselenggarakan oleh Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Jawa Timur ini bertempat di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur (Jagir, Surabaya) pada 7 November 2016. Sebanyak delapan arsiparis Unesa mengikuti kegiatan ini bersama dengan 98 peserta lainnya (total peserta sebanyak 106 orang). Bersamaan dengan kegiatan ini, dibagikan Sertifikat Kompetensi Kearsipan Bidang Pengelolaan Arsip Dinamis. 
-> Oleh djoko pramono (Arsiparis Ahli Muda dari Kantor Kearsipan Unesa).

Bisa dilihat juga di: 1)https://www.unesa.ac.id/berita/201611120004/unesa-hadiri-workshop-perawatan-arsip.html
2)https://www.facebook.com/profile.php?id=100011259277123&pnref=story

Dies Natalis Unesa Ke-52 Tahun 2016.

Semangat berjuang mengabdi nusa bangsa. Kembangkan ilmu dan seni. Membangun berdasarkan Pancasila. Siaga belanegara. Tingkatkan peranan sumber daya manusia. Demi Indonesia tercinta. Wujudkan, amalkan, ilmu, iman, dan taqwa. UNESA TETAP JAYA. Dirgahayu Unesa.
Lihat juga di: https://www.facebook.com/photo.php?fbid=311460182572622&set=a.311409189244388.1073741835.100011259277123&type=3&theater

Unesa Hadiri Workshop Pembentukan LKPTN

.

Dalam rangka memenuhi amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 27 dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 45; bahwa Perguruan Tinggi Negeri (PTN) wajib membentuk Lembaga Kearsipan (LKPTN), Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), selaku Lembaga Kearsipan Nasional melaksanakan pembinaan penyelenggaraan kearsipan pada PTN dengan menyelenggarakan Workshop Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPTN). Workshop tersebut dilaksanakan pada 11 sampai dengan 12 Agustus 2016 di Hotel Santika, Jalan Margonda Raya, Depok. Unesa menugaskan Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., Arsiparis Ahli Muda dari Kearsipan, Biro Umum dan Keuangan (BUK) untuk mengikuti workshop tersebut. Pembicara/pemateri yang dihadirkan adalah Dr. H. Andi Kasman, S.E., M.M., Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, ANRI; R. Roro Vera Yuwantari Susilastuti, S.IP., M.Si., Kepala Bidang Asesmen dan Penyiapan Koordinasi Kelembagaan Pembangunan Manusia dan Kebudayaan, mewakili Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana, Kementerian PANRB; Arzaini Zachri, S.T., M.M., Kepala Bagian Tata Usaha dan Protokol, Biro Keuangan dan umum, Sekretariat Jenderal, Kementerian Ristekdikti; Dra. Listianingtyas Murgiwati , Direktur Kearsipan Pusat, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, ANRI; Dra. Dwi Mudalsih, M.hum, Arsiparis Ahli Madya, Direktorat Kearsipan Pusat, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, ANRI; dan Prof. Dr. Ir. H. Usman Rianse, M.S., Rektor Universitas Halu Oleo.  

                       

Workshop yang dihadiri oleh 40 orang peserta mewakili PTN (dalam lingkungan Kementerian Ristekdikti, Kementerian Agama, dan kementerian/lembaga lainnya) ini menghasilkan 13 rekomendasi.  Menurut rencana rekomendasi tersebut akan disampaikan kepada DPR RI, Kementerian PANRB, Kementerian Ristekdikti, Kementerian Agama, dan kementerian/lembaga lainnya yang terkait, ANRI, dan PTN se-Indonesia. Inti dari rekomendasi adalah setiap PTN wajib membentuk/memiliki Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPTN).

“Selain hal ini adalah amanat Undang-Undang, lembaga ini, apapun bentuk dan namanya harus ada organisasi atau satuan kerja yang berfungsi sebagai Lembaga Kearsipan pada sebuah universitas/PT. Tanpa Lembaga Kearsipan, bagaimana mungkin arsip universitas akan terjaga atau terawat dengan baik. Padahal salah satu fungsi arsip adalah sebagai alat bukti yang sah dari suatu aset atau kekayaan yang dimiliki universitas. Baik itu kekayaan berupa barang inventaris, maupun kekayaan intelektual.” Jelas Djoko Pramono.

Sumber:1) https://www.unesa.ac.id/berita/201608220001/unesa-hadiri-workshop-pembentukan-lkptn.html 
2) https://www.facebook.com/photo.php?fbid=270419460010028&set=ms.c.eJw1y8EJADEMA8GODsn2yVH~%3BjQUS5zksG42iqwACiS~_udRzrOaWW3GPl6eS4FwDbGv~_8f26MaxLw.bps.a.270419410010033.1073741834.100011259277123&type=3&theater