Untuk meningkatkan fungsi kearsipan di
setiap unit kerja, Satuan Kerja Kearsipan Unesa mengadakan kegiatan Workshop Penyusutan Arsip. Kegiatan yang
dilaksanakan pada Selasa, 8 Maret 2016, pukul 09.00 sampai dengan 15.45 di Ruang
Pertemuan Kearsipan Unesa, belakang Gedung Serba Guna (Gema) Kampus Ketintang ini
diikuti oleh para tenaga fungsional arsiparis dan tenaga fungsional umum
pengelola arsip/naskah dinas yang mewakili fakultas/unit kerja selingkung Unesa.
Kegiatan yang diikuti oleh 23 orang ini menurut rencana akan dibuka oleh Kepala
Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Namun karena ada kegiatan lain yang
bersamaan pelaksanaannya, workshop ini
dibuka oleh Suwono, S.H. dan Rr. Dwi Astuti, S.H., M.M., masing-masing adalah
Kepala Subbagian Hukum dan Tatalaksana dan Kepala Subbagian Tata Usaha BAUK.
Narasumber/pemateri
workshop ini adalah para arsiparis
ahli muda Unesa, yaitu: Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. (teori penyusutan arsip) dan
Sunhaji, S.T. (praktik penyusutan arsip),
serta Bambang Indragiri, S.P., M.M., sebagai moderator. Dalam paparannya, Djoko
menjelaskan: “Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: (1)pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, (2)pemusnahan arsip
tak bernilai guna, dan (3) penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Kearsipan
Unesa). Sedangkan penyusutan arsip bertujuan untuk:
(1)penghematan dan efisiensi, (2)pendayagunaan arsip, (3)pengawasan arsip yang
bernilai guna tinggi, (4)penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi, dan
(5)memenuhi persyaratan hukum.” Djoko menambahkan: “Berdasar tujuan tersebut,
alangkah baiknya jika setiap unit kerja segera melaksanakan kegiatan penyusutan
arsip.” Sementara itu pada sesi praktik, Sunhaji menyampaikan: “Jika unit kerja
belum menerapkan sistem pemberkasan arsip, maka dalam penyusutan perlu
dilakukan pemilahan arsip sesuai klasifikasinya. Setelah itu berdasar JRA
dilakukan pengelompokan arsip ke dalam daftar arsip usul musnah, daftar arsip
usul simpan, dan daftar arsip usul serah, lengkap dengan berita acaranya”.
Dalam kegiatan ini Kearsipan Unesa juga membagikan
buku-buku pedoman/prosedur kearsipan kepada setiap fakultas/unit kerja.
Buku-buku tersebut adalah, Pedoman Penyusutan Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA),
Pola Klasifikasi Arsip, dan Pedoman Tata Naskah Dinas (tahun 2015).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar