Workshop Penyusutan Arsip Unesa

Untuk meningkatkan fungsi kearsipan di setiap unit kerja, Satuan Kerja Kearsipan Unesa mengadakan kegiatan Workshop Penyusutan Arsip. Kegiatan yang dilaksanakan pada Selasa, 8 Maret 2016, pukul 09.00 sampai dengan 15.45 di Ruang Pertemuan Kearsipan Unesa, belakang Gedung Serba Guna (Gema) Kampus Ketintang ini diikuti oleh para tenaga fungsional arsiparis dan tenaga fungsional umum pengelola arsip/naskah dinas yang mewakili fakultas/unit kerja selingkung Unesa. Kegiatan yang diikuti oleh 23 orang ini menurut rencana akan dibuka oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Namun karena ada kegiatan lain yang bersamaan pelaksanaannya, workshop ini dibuka oleh Suwono, S.H. dan Rr. Dwi Astuti, S.H., M.M., masing-masing adalah Kepala Subbagian Hukum dan Tatalaksana dan Kepala Subbagian Tata Usaha BAUK. 

Narasumber/pemateri workshop ini adalah para arsiparis ahli muda Unesa, yaitu: Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. (teori penyusutan arsip) dan  Sunhaji, S.T. (praktik penyusutan arsip), serta Bambang Indragiri, S.P., M.M., sebagai moderator. Dalam paparannya, Djoko menjelaskan: “Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: (1)pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, (2)pemusnahan arsip tak bernilai guna, dan (3) penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Kearsipan Unesa). Sedangkan penyusutan arsip bertujuan untuk: (1)penghematan dan efisiensi, (2)pendayagunaan arsip, (3)pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi, (4)penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi, dan (5)memenuhi persyaratan hukum.” Djoko menambahkan: “Berdasar tujuan tersebut, alangkah baiknya jika setiap unit kerja segera melaksanakan kegiatan penyusutan arsip.” Sementara itu pada sesi praktik, Sunhaji menyampaikan: “Jika unit kerja belum menerapkan sistem pemberkasan arsip, maka dalam penyusutan perlu dilakukan pemilahan arsip sesuai klasifikasinya. Setelah itu berdasar JRA dilakukan pengelompokan arsip ke dalam daftar arsip usul musnah, daftar arsip usul simpan, dan daftar arsip usul serah, lengkap dengan berita acaranya”.

Dalam kegiatan ini Kearsipan Unesa juga membagikan buku-buku pedoman/prosedur kearsipan kepada setiap fakultas/unit kerja. Buku-buku tersebut adalah, Pedoman Penyusutan Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Pola Klasifikasi Arsip, dan Pedoman Tata Naskah Dinas (tahun 2015). 

Sumber: https://www.unesa.ac.id/berita/201603150001/workshop-penyusutan-arsip.html

 

Unesa Ikuti Bimtek Pengawas Kearsipan ANRI

Unesa Ikuti Bimtek Pengawas Kearsipan ANRI

Penyelenggaraan kearsipan menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 bertujuan untuk menjamin terciptanya dan ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset nasional, serta meningkatkan pelayanan publik. Untuk menjamin bahwa pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah (termasuk perguruan tinggi) dapat menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan.

Bimbingan teknis (bimtek) pengawas kearsipan adalah salah satu upaya kegiatan pengawasan kearsipan. Bimtek Pengawas Kearsipan Angkatan II yang digelar oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 29 Februari 2016 mengundang 36 perguruan tinggi negeri (PTN) dan beberapa lembaga kementerian dan non kementerian. Setiap lembaga diharapkan mengutus tiga orang yang masing-masing berasal dari unsur pejabat fungsional arsiparis, unsur pejabat/pimpinan lembaga/unit kearsipan, dan unsur inspektorat/pengawas/Satuan Pengawas Internal (SPI) PTN. Unesa mengutus Suwono, S.H. dan Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. untuk mengikuti bimtek tersebut. Bimtek yang dilaksanakan di Ruang Serbaguna Noerhadi Magetsari ANRI  Jln. Ampera Raya No. 7, Cilandak Timur, Jakarta Selatan ini dibuka oleh Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI, Rudi Anton, S.H., M.H.

“Ada dua jenis pengawasan kearsipan, yaitu pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan eksternal menjadi kewenangan ANRI dan pengawasan kearsipan internal menjadi kewenangan lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT). Berdasar Peraturan Kepala ANRI No. 38 Tahun 2015, tim pengawas kearsipan internal PTN meliputi wakil rektor yang membidangi administrasi sebagai pengarah, kepala kearsipan universitas/PTN sebagai penanggung jawab, kepala unit kearsipan/ kabag./ kabid./ kasubbag./ kasi. yang menyelenggarakan urusan kearsipan/ pejabat pungsional arsiparis, serendah-rendahnya arsiparis ahli muda sebagai ketua, seorang pejabat fungsional arsiparis dan seorang pejabat fungsional auditor/pejabat di bidang pengawasan (SPI) masing-masing sebagai anggota. Dengan bimtek ini, saya berharap dan terus berharap semoga kearsipan Unesa semakin baik seiiring dengan kejayaan Unesa.” Jelas Djoko Pramono.
Sumber: https://www.unesa.ac.id/berita/201603030004/unesa-ikuti-bimtek-pengawas-kearsipan-anri.html