Tingkatkan Kompetensi Staf, LPPM Unesa Laksanakan Workshop Kearsipan

  

Untuk meningkatan kompetensi staf, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM Unesa) melaksanakan Workshop Kearsipan yang dilaksanakan pada Sabtu, 18 Februari 2017, pukul 08.30 s.d. 16.00 di Auditorium LPPM kampus Ketintang. Kegiatan yang dibuka oleh Sekretaris (mewakili Ketua) LPPM, Dr. Nining Widyah Kusnanik, S.Pd., M.Appl.Sc.  ini diikuti para kepala dan sekretaris pusat, Kepala Bagian dan Kepala Subbagian , segenap tenaga kependidikan selingkung LPPM. Narasumber pada Workshop Kearsipan ini adalah Djoko Pramono, S.Pd., M.Si., Arsiparis Ahli Muda dari Kearsipan Unesa. Dalam sambutannya, Sekretaris LPPM mengatakan: “Dua dharma dari Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Penelitian  dan Pengabdian kepada Masyarakat diemban oleh LPPM. Tentu banyak kegiatan dan peristiwa yang akan menjadi dokumentasi atau arsip. Dokumentasi atau arsip ini perlu dikelola dengan baik.”

Workshop yang dihadiri tidak kurang dari 30 orang ini berlangsung dengan antusias peserta. Pada sesi pertama, Djoko Pramono (Arsiparis Ahli Muda dari Kantor Kearsipan Unesa)  menjelaskan, “Masalah umum dalam pengelolaan arsip aktif di Unesa adalah pengarsipan dilakukan masih dengan sarana folder/ordner surat masuk dan ordner surat keluar, padahal pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima. Jika demikian, pasti dokumen-dokumen sebagai rekaman kegiatan masih terpisah satu dengan yang lain”. “Semestinya pengarsipan dilakukan secara memberkas, dikelompokkan berdasarkan rubrik, seri, atau dosir. Pengarsipan dengan pemberkasan ini akan memudahkan penemuan kembali arsip dan akan memudahkan penyusutan arsip.” Pada sesi kedua dilaksanakan praktik pengelolaan arsip, yang meliputi pengelolaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif. Khasanah arsip yang ada di LPPM ini, di antaranya: arsip tata naskah dinas (persuratan), arsip vital organisasi, arsip HAKI, arsip keuangan (SPJ), arsip administrasi proposal s.d. laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Di sela-sela berlangsungnya kegiatan, Kepala Bagian Tata Usaha LPPM, Dra. Ec. Nurmika Simanullang, M.Pd. turut berkomentar, “Kegiatan ini merupakan implementasi Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang intinya PTN wajib melaksanakan kearsipan. Berkaitan dengan itu pimpinan akan mengupayakan adanya ruangan khusus untuk pengelolaan arsip dan tenaga arsiparis atau tenaga khusus untuk penanganan arsip. Selain itu, melalui kegiatan ini diharapkan kompetensi staf, khususnya dalam hal pengelolaan arsip akan meningkat.”

Bisa dibaca juga di:
1)https://www.facebook.com/photo.php?fbid=371779069874066&set=pcb.371779646540675&type=3&theater

2)

Unesa Berkunjung ke Unair Surabaya

Saat ini, banyak sekali organisasi atau instansi publik yang menerapkan pengelolaan arsip secara digital. Arsip digital berasal dari arsip tercetak (media kertas) yang dialih media dalam bentuk digital. Arsip bentuk digital ini diproses oleh sistem komputer. Manfaat arsip berbentuk digital ini, antara lain bermanfaat untuk, memudahkan penemuan kembali, meminimalkan kerusakan, meminimalkan kertas buram (konsep), dan memudahkan penggunaan arsip. Era online pada saat ini, memberikan kontribusi terhadap proses penciptaan, penyebaran, penggunaan, dan penyimpanan arsip digital.

Aplikasi e-office di Unesa adalah awal dari penerapan digitalisasi arsip. Untuk memantapkan penerapan e-office dan penerapan arsip digital, Unesa menugaskan Kepala Bagian Umum Biro Umum dan Keuangan (BUK), Yakup, S.Sos., M.M.; Kepala Subbagian TU Bagian Umum BUK, Roni, S.T; Staf ahli Pusat Pengembangan Teknologi Informasi (PPTI), Asmunin, S.Kom., M.Kom.;  dan para arsiparis Unesa, yaitu: Yuli Retnowati, S.Sos., Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. (Arsiparis Ahli Muda dari Kantor Kearsipan Unesa), Bambang Indragiri, S.P., M.M., Sunhaji, S.T., Garina Sulistiana Y., S.IP., Dwi Harmani A.D., S.H., Sri Handajani, S.E., dan Anik Astutik; untuk melaksanakan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan berbasis digital di Universitas Airlangga (Unair) Surabaya pada 16 Februari 2017. Sebelum melaksanakan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan berbasis digital di Universitas Airlangga ini, Unesa juga telah melaksanakan kegiatan kunjungan serupa ke Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya pada 22 Desember 2016. Kunjungan Unesa ke Unair ini, diterima dan disambut oleh Kepala Bidang Administrasi dan Kearsipan (Bidang AK), Yunus Abdul Halim, S.Si., M.Kom.;  Kepala Seksi Administrasi dan Kearsipan, Kiswari, S.Sos.; para arsiparis; dan para staf fungsional umum. Dalam paparannya, Yunus menjelaskan: “Secara organisasi, pengelolaan arsip Unair berada dalam tanggung jawab Bidang AK (eselon II), dalam lingkup Sekretaris Universitas. Jumlah SDM kearsipan, sekitar 30 orang di Bidang AK (15 orang di Gedung Kearsipan)  dan sekitar 30-orang petugas pengelola arsip di fakultas/unit kerja. Arsip inaktif dan arsip statis milik universitas  di simpan di Gedung Kearsipan. Aplikasi sistem kearsipan digital yang diterapkan di Unair, ada dua, yaitu aplikasi e-office dan SAGA (Sistem Arsip AirlangGa).” Selain itu, Kiswari menambahkan: Alhamdulillah Pimpinan Unair dari tingkat fakultas atau unit kerja sampai pada tingkat universitas sangat respons dan menyambut baik terhadap pengelolaan arsip, termasuk penerapan aplikasi sistem e-office dan SAGA.”

Pelaksanaan sistem aplikasi kearsipan digital, Bidang AK Unair didukung sepenuhnya oleh Direktorat Sistem Informasi (DSI) Unair (semacam PPTI-nya Unesa). Untuk mendukung pengelolaan arsip nondigital, Bidang AK Unair memiliki Gedung Kearsipan yang terdiri dari dua lantai, lantai satu setinggi kira-kira 150 cm dari halaman parkir. Memperhatikan ketinggian lantai satu ini, sangat mungkin jika ini dimaksudkan untuk mengantisipasi bahaya banjir yang sering melanda Kota Surabaya. Pada lantai satu, terdapat ruang tamu, ruang resepsionis, ruang baca, ruang komputer akses khasanah arsip, ruang pameran arsip foto, dan yang paling luas pada bagian kiri dan kanan terdapat ruang penyimpanan arsip inaktif (record center), arsip statis (university archive), dan arsip kartografi. Pada lantai dua terdapat ruang rapat/pertemuan, ruang pengolahan arsip foto dan audio visual, pada bagian kiri terdapat ruang kerja pimpinan dan karyawan bagian arsip statis, ruang pengolahan arsip statis, dan ruang penyimpanan arsip foto dan arsip audio visual. Pada bagian kanan lantai dua terdapat ruang kerja pimpinan dan karyawan bagian arsip inaktif dan ruang pengolahan arsip inaktif.  Memperhatikan kondisi Gedung Kearsipan Unair ini, Kabag Umum BUK Unesa berkomentar: “Gedung, ruang, sarana dan prasarana, serta fasilitas kearsipan Unair sangat layak dan representatif. Sudah saatnya, dalam hal kearsipan ini, Unesa mulai memikirkan hal ini, kurang-lebihnya juga seperti kondisi Unair. Rencana ke depan, Unesa harus memiliki Gedung Kearsipan, karena hal ini adalah kebutuhan organisasi/instansi. Selain itu,  pengelolaan arsip perguruan tinggi merupakan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.” Mewakili arsiparis Unesa, Djoko Pramono, menyatakan harapannya: "Semoga dengan studi banding dan konsultasi sistem kearsipan ini, akan menjadikan Kearsipan Unesa menjadi semakin baik, mengikuti kemajuan kearsipan PTN yang lain.” 

Bisa juga dibaca di: 
1)https://www.unesa.ac.id/berita/201702220001/kabag-umum-buk-unesa-harus-memiliki-gedung-kearsipan.html 
2)https://www.facebook.com/photo.php?fbid=369536853431621&set=pcb.369537876764852&type=3&theater